חיבור SharePoint ו-OneDrive ל-Notion Agents

חיבור חשבון Microsoft 365 מאפשר לקרוא קבצי SharePoint ו-OneDrive ב-Notion AI. אפשר לבקש מסוכן Notion לסכם מסמכים, לנתח גיליונות אלקטרוניים ולמצוא את הקבצים הדרושים לכם. בקרוב תהיה גם אפשרות ליצור ולערוך קבצים.

סוכן Notion מאחזר קבצים באמצעות כלי Microsoft בזמן אמת כשאתם זקוקים להם. הוא יכול לגשת רק לקבצים שחשבון ה-Microsoft המחובר שלכם מורשה לגשת אליהם.

• נדרש חשבון Microsoft 365 פעיל של מקום העבודה או מוסד הלימודים, עם גישה ל-SharePoint ול-OneDrive.

• עליכם להחזיק בתוכנית Notion לעסקים או בתוכנית Enterprise.

• ייתכן שהארגון שלכם ידרוש ממנהל מערכת של Microsoft לאשר את האפליקציה.

הגישה שלכם כפופה להרשאות של Microsoft. אפשר לגשת לתוכן ששותף איתכם ישירות או דרך קבוצות מודרניות. פרטים נוספים מופיעים ב-מדריך של Microsoft להרשאות SharePoint. קבוצות קלאסיות (ישנות) אינן נתמכות.

1. פותחים את הגדרות → חיבורים → עיון.

2. מחפשים את SharePoint, פותחים את כרטיס החיבור שלו ובוחרים ב-חיבור.

3. נכנסים באמצעות חשבון Microsoft הרצוי, בודקים את ההרשאות המבוקשות ומשלימים את האישור.

1. פותחים את Notion AI ומבקשים ממנו "Connect SharePoint" (חיבור SharePoint).

2. בוחרים ב-חיבור בכרטיס החיבור.

3. נכנסים באמצעות חשבון Microsoft הרצוי.

4. בודקים את ההרשאות שהאפליקציה מבקשת ומשלימים את תהליך האישור של Microsoft.

5. חוזרים לצ'אט ומבקשים מסוכן Notion למצוא או לקרוא קובץ ב-SharePoint או ב-OneDrive.

כשרוצים תהליך עבודה שחוזר על עצמו עם קבוצת קבצים מוגדרת, אפשר להשתמש בסוכן בהתאמה אישית. כך מחברים אותו:

1. פותחים את הגדרות הסוכן בהתאמה אישית ועוברים אל כלים וגישה.
2. מוסיפים את SharePoint ומצרפים את חיבור Microsoft שלכם.
3. מדביקים קישורים לאתרים, לספריות מסמכים, לתיקיות או לקבצים בודדים שהסוכן אמור להשתמש בהם.
4. בוחרים באפשרות קריאה עבור כל משאב.
5. שומרים את ההגדרות ובודקים את הסוכן באמצעות קובץ באחד המשאבים המותרים.

האפשרות של משתמשים לאשר את האפליקציה בעצמם תלויה במדיניות ההסכמה של סביבת Microsoft בארגון שלכם. אם הארגון דורש אישור של מנהל מערכת, מנהל מערכת מורשה של Microsoft צריך לבדוק את ההרשאות המבוקשות ולאשר אותן ב-Microsoft.

אם האפליקציה כבר מופיעה בסביבת Microsoft של הארגון, מנהל המערכת יכול לפעול כך:

1. נכנסים למרכז הניהול של Microsoft Entra באמצעות חשבון בעל הרשאה להעניק הסכמה.

2. עוברים אל Entra ID → אפליקציות ארגוניות → כל היישומים.

3. בוחרים באפליקציית Notion שמופיעה בבקשת ההסכמה של המשתמש. מוודאים שזו האפליקציה הנכונה לפני האישור.

4. תחת אבטחה, בוחרים ב-הרשאות ובודקים את הגישה המבוקשת.

5. אם ההרשאות עומדות בדרישות הארגון, בוחרים ב-הענקת הסכמת מנהל מערכת.

מנהלי מערכת של Microsoft יכולים גם לקבוע אילו משתמשים רשאים להיכנס לאפליקציה באמצעות מדיניות הקצאת משתמשים. תנאים מוקדמים ודרכים נוספות לאישור מפורטים ב-מדריך של Microsoft להענקת הסכמת מנהל מערכת.

משתמשים עדיין צריכים לחבר את החשבונות שלהם לאחר אישור מנהל המערכת. אין כניסה אחת ברמת סביבת העבודה של Notion שמאמתת את כל המשתמשים.

החיבור תומך בתהליכי עבודה אלו עם קבצים:

• איתור וקריאה של קבצים: אפשר לחפש קבצים, לעיין בתיקיות ולסכם מסמכים נתמכים.

• ניתוח מסמכים: אפשר להשוות בין מסמכי מדיניות, לחלץ החלטות או לרכז מידע ממספר קבצים.

• עבודה עם Excel: אפשר לקרוא נתונים מחוברות עבודה, לעדכן טווחי תאים ולהוסיף שורות בהתאם להרשאות של חשבון Microsoft שלכם.

• עבודה עם קובץ מסוים: אפשר לספק קישור לקובץ ב-SharePoint או ב-OneDrive כדי שהסוכן יוכל לגשת אליו ישירות.

למשל, אפשר לשאול:

• "מצא את מדיניות חופשת ההורות שלנו ב-SharePoint וסכם את דרישות הזכאות."

• "השווה בין שתי הצעות הפרויקט האלה והדגש את ההבדלים: [קישורי קבצים]."

• "קרא את חוברת העבודה של המכירות האזוריות וסכם את הביצועים לפי אזור."