חיבור הסוכנים שלכם ל-Google Drive (בטא)

ניתן לחבר את סוכן Notion או את הסוכנים בהתאמה אישית שלכם ל-Google Drive כדי שיוכלו לחפש, לקרוא, לכתוב ולעדכן קבצים בזמן אמת.

חיבור זה משויך לאדם שהגדיר אותו. כאשר הסוכן שלכם משתמש ב-Google Drive, הוא בודק את ה-Drive שלכם בזמן אמת. שום דבר לא נשמר ב-Notion או מתווסף לאינדקס שלה. הסוכן יכול לגשת רק לקבצים שבבעלותכם, לקבצים ששותפו איתכם ולכל הכוננים המשותפים (Shared Drives) שיש לכם גישה אליהם.

• יש לוודא שאפשר להיכנס לחשבון Google שבו תרצו להשתמש.

• עליכם להיות חברים בסביבת העבודה (לא אורחים), ו-Notion AI צריך להיות מופעל עבור סביבת העבודה שלכם.

• ייתכן שבעלי Google Workspace שלכם יצטרכו לאשר את Custom Agents For Drive לפני שתוכלו להתחבר. אם Google Drive לא מאושר עבור סביבת העבודה שלכם, אפשר לבקש מבעלי סביבת העבודה לאשר אותו. כשבעלי סביבת עבודה מתחברים, Google Drive מאושר עבורה באופן אוטומטי.

• כדאי לעיין בהרשאות ש-Google מציגה לפני שמאפשרים גישה.

• אם סביבת העבודה שלכם קובעת אילו חיבורים מותרים, ייתכן שבעלי סביבת העבודה יצטרכו להפעיל את Google Drive עבור סוכנים בהתאמה אישית.

• חיבור סוכנים בהתאמה אישית ל-Google Drive שונה מ-מחבר ה-Google Drive של Notion AI המיועד ל-סוכן Notion.

ישנן שתי דרכים לחבר את Google Drive. ניתן לחבר את חשבון ה-Google שלכם פעם אחת דרך ההגדרות, ולאחר מכן להוסיף אותו לכל סוכן. לחלופין, ניתן להוסיף את Google Drive בזמן העבודה עם סוכן מסוים.

חיבור דרך ההגדרות

זו הדרך המהירה ביותר אם אתם רוצים להשתמש באותו חשבון Google עם יותר מסוכן אחד.

1. מעבר אל הגדרות → חיבורים.

2. בחירה ב-Google Drive.

3. בחירה ב-החשבון שלכם → חיבור חשבון Google Drive שלכם.

4. לבחור גישה מוגבלת או גישה מלאה, ולאחר מכן לבחור חיבור.

5. קריאת התזכורת ולאחר מכן בחירה ב-המשך ל-Google.

6. כניסה לחשבון Google שבו תרצו להשתמש.

7. במסך הבא של Google, יש לסמן את כל התיבות של Drive. אם יהיו תיבות ללא סימון, לא תהיה אפשרות להריץ את הסוכנים שלכם.

חשבון ה-Google שלכם מחובר כעת ל-Notion. ניתן להוסיף את Google Drive לכל סוכן בהתאמה אישית מתוך הגדרות הכלים והגישה שלו.

חיבור מתוך סוכן

1. פתיחת הסוכן בהתאמה אישית שברצונכם לעדכן.

   • סוכן Notion משתמש בחשבון Google שאתם מחברים ב-

     הגדרות → חיבורים. אין צורך להגדיר דבר נוסף בסוכן Notion.

2. מעבר אל הגדרות → כלים וגישה של הסוכן.

3. בחירה ב-+ הוספת חיבור → Google Drive.

4. יש לפעול לפי השלבים לכניסה ל-Google ולאישור הגישה. במסך הבא של Google יש לסמן את כל התיבות של Drive. אם תיבה כלשהי לא תסומן, לא תהיה אפשרות להריץ את הסוכנים שלכם.

   • אופציונלי: אפשר לבחור כוננים משותפים או תיקיות מסוימות כדי להגביל את הגישה של הסוכן.

5. בחירה ב-שמירה.

לאחר החיבור, תוכלו לבחור בדיוק לאילו קבצים ותיקיות הסוכן שלכם יוכל לגשת. בהגדרות כלים וגישה של הסוכן, אפשר לבחור את קובצי ה-Drive או התיקיות שתרצו לאפשר לו לעיין בהם או לערוך אותם.

כדי לקבל תוצאות מיטביות, כדאי לציין את Google Drive בהוראות של הסוכן בהתאמה אישית או בהנחיה לסוכן Notion כשרוצים שיחפש או יעדכן קובצי Drive.

כשתוסיפו את Google Drive, תבחרו כמה הסוכן יוכל לעשות. תוכלו לשנות זאת מאוחר יותר.

• גישה מוגבלת: הסוכן שלכם יכול לקרוא כל קובץ שהמשתמשים יכולים לקרוא, אבל לערוך רק קבצים שהוא יצר או שהמשתמשים בחרו.

• גישה מלאה: הסוכן שלכם פועל בהתאם להרשאות ה-Drive הקיימות של המשתמשים. הוא יכול לקרוא ולערוך כל קובץ שהמשתמשים יכולים לקרוא ולערוך.

רמת הגישה שלכם חלה על כל הסוכנים שלכם. כדי לשנות אותה, יש לחבר מחדש את Google Drive ולבחור עדכון הגישה ל-Drive. סוכן Notion תמיד משתמש ברמת הגישה המלאה שלכם. כדי להגביל סוכן בהתאמה אישית לקבצים או לתיקיות מסוימים, אפשר להשתמש בהגדרות כלים וגישה שלו.

Google מבקשת מכם לאשר גישה: זהו תהליך ההגדרה הרגיל. יש לבחור את חשבון Google הרצוי, לעיין בבקשת הגישה ולהמשיך. לאחר מכן, Google מציגה את הרשאות ה-Drive לרמת הגישה שבחרתם. החיבור הושלם ברגע ש-Notion מציינת ש-Google Drive מחובר.

ייתכן שלא תזדקקו לאישור מנהל מערכת: סביבות עבודה רבות של Google מאפשרות לאנשים לחבר אפליקציות חדשות בעצמם. אם מנהל המערכת שלכם לא הגדיר כלל מיוחד עבור Custom Agents For Drive, ייתכן שתוכלו להתחבר מיד. ברגע שמנהל מערכת מגדיר כלל עבור האפליקציה, הכלל הזה הוא הקובע.

Notion מציינת "מחובר" אבל לא הופיע אצלכם מסך כניסה ל-Google: ייתכן ש-Notion משתמשת שוב בחיבור ל-Google Drive שהגדרתם בעבר. זה תקין כל עוד החיבור עובד. אם החיבור משתמש בחשבון Google הלא נכון, או ש-Drive לא עובד, אפשר להסיר את Google Drive תחת כלים וגישה, להתחבר שוב ולבחור את החשבון הרצוי.

ניתן להסיר את Google Drive מכל סוכן שמשתמש בו, או מסוכן אחד בלבד.

הסרת החשבון שלכם מכל הסוכנים

פעולה זו מנתקת את חשבון ה-Google שלכם מכל סוכן שהשתמש בו.

• מעבר אל הגדרות → חיבורים, ולאחר מכן בחירה ב-Google Drive.

• בחירה ב-החשבון שלכם.

• לצד החשבון המחובר שלכם, יש לבחור ב-ניתוק ולאשר.

הסרת Google Drive מסוכן אחד

1. פתיחת הסוכן ומעבר אל כלים וגישה.

2. בחירה בשלוש הנקודות לצד החיבור ל-Google Drive.

3. בחירה ב-ניתוק.

כשמחברים סוכן בהתאמה אישית ל-Google Drive, אפשר להגדיר טריגר שיגרום לסוכן לבדוק אם יש שינויים ב-Google Drive. לשם כך, אפשר להפנות אותו לתיקייה (או לקישור ל-Drive) ולבחור באיזו תדירות יבדוק אותה. אם משהו משתנה, הסוכן יזהה זאת ותתחיל הרצה. אפשר לעקוב אחר תיקייה או כונן משותף. המעקב אחר תיקייה כולל רק קבצים שנמצאים ישירות בתוכה. שינויים בתיקיות משנה לא מפעילים את הטריגר, ואי אפשר לעקוב אחר כל My Drive.

אפשר לנסות אחת מההנחיות הבאות כדי לבדוק את החיבור של הסוכן שלכם ל-Google Drive:

• "חפש ב-Google Drive את 'roadmap' וספר לי מה מצאת."

• "צור מסמך Google בשם 'Weekly recap' עם סיכום קצר של השבוע הזה."

לאחר החיבור ל-Google Drive, הסוכן שלכם יכול:

• חיפוש ב-Docs, Sheets ו-Slides שיש לכם גישה אליהם.

• עריכת Google Docs, Sheets ו-Slides קיימים, בהתאם לגישה שאתם מעניקים. עבור קבצים אחרים, כמו קובצי PDF או מסמכי Word, הסוכן שלכם יכול לשמור גרסה מעודכנת כקובץ חדש.

• העתקה, העברה, שינוי שם והעברת קבצים לפח האשפה.

• קריאה וסיכום של תוכן קבצים בזמן אמת.

• קריאת הטקסט של קובץ PDF.

• יצירת מסמכים, גיליונות עבודה, מצגות ותיקיות חדשים.

• פעולה לפי טריגר כאשר קבצים מתעדכנים.

סוגי קבצים שהסוכן שלכם יכול לעבוד איתם

הסוכן שלכם יכול לקרוא Google Docs, Sheets ו-Slides, בנוסף לקובצי PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV וקבצי טקסט פשוט (כולל HTML, JSON, XML ו-YAML). קבצים שהועלו, כמו קובצי PDF וקובצי Office, יכולים להיות בגודל של עד 10 MB. עבור Google Docs, Sheets או Slides גדולים מאוד, הסוכן שלכם עשוי לקרוא רק חלק מהקובץ בכל פעם.

הוא לא יכול לקרוא Google Drawings, Google Maps, Google Forms, תמונות, וידאו, אודיו או קובצי zip. אם תפנו אותו לאחד מאלה, הסוכן שלכם יודיע שהוא לא יכול לפתוח את הקובץ. במקרה של Google Drawings וסוגי קבצים אחרים של Google, הוא יבקש מכם לפתוח את הקובץ ב-Google Drive במקום זאת.

לסוכן שלכם יש גישה רק למה שחשבון Google המחובר יכול לגשת אליו. אם החשבון הזה מאבד גישה לקובץ או לתיקייה, גם הסוכן מאבד את הגישה.

עורכים יכולים להסיר את החיבור ל-Google Drive עבור סוכן בהתאמה אישית. רק מי שחיבר את הסוכן ל-Google Drive יכול להרחיב את הגישה שלו (למשל, להוסיף תיקיות).

מומלץ להגביל את הגישה לכוננים המשותפים או לתיקיות שהסוכן שלכם בהתאמה אישית צריך. כך הסוכן יכול להישאר ממוקד והסיכון קטן.

בסוכן משותף בהתאמה אישית, כל מי שיש לו גישה אליו יכול לחפש ב-Google Drive המחובר.

• להתחבר ליותר מחשבון Google אחד לכל סוכן.

• החיבור פועל רק עם קבצים ב-Google Workspace שלכם. אם קובץ שותף מסביבת Google Workspace אחרת, הסוכן בהתאמה אישית לא יוכל לגשת אליו.

• אם הסוכן בהתאמה אישית משותף, כל מי שיכול להשתמש בו יכול גם לחפש ב-Drive שאליו הוא מחובר.

"מנהל המערכת של המוסד שלכם צריך לבדוק את האפליקציה הזו"

ההודעה הזו מופיעה כשהארגון שלכם לא אישר אחת או יותר מההרשאות שהאפליקציה צריכה. רק מנהל מערכת יכול לפתור את הבעיה.

1. יש לבחור ב-בקשת גישה.

2. מנהל המערכת של Google Workspace בארגון שלכם מקבל את הבקשה תחת אפליקציות הממתינות לבדיקה.

3. אפשר לנסות להתחבר שוב אחרי שמנהל המערכת שלכם יאשר את האפליקציה ואת כל ההרשאות שלה.

"גישה חסומה: שגיאת הרשאה"

ההודעה הזו מופיעה כשמנהל המערכת שלכם חסם את האפליקציה לחשבון או לקבוצה שלכם. יש לפנות למנהל המערכת של Google Workspace. כדי שתוכלו להתחבר, עליו לאפשר את Custom Agents For Drive לקבוצה שלכם.

זה עבד קודם אבל הפסיק

ייתכן שהגישה שלכם ל-Google פגה או הושבתה, או שמנהל המערכת שלכם שינה כלל.

1. יש לחבר מחדש את Google Drive תחת כלים וגישה.

2. אם Google מציגה חסימה של מנהל מערכת, יש לפנות למנהל המערכת של Google Workspace.

3. אם Google מאפשרת לכם להיכנס אבל Notion עדיין לא מצליח להתחבר, יש לפנות לתמיכה של Notion ולשתף את הודעת השגיאה שהתקבלה.

כדי לאפשר למישהו להתחבר, יש לאפשר את Custom Agents For Drive לקבוצה שלו (היחידה הארגונית) ולאשר את כל הרשאות Google הנדרשות לרמת הגישה שלו.

איך Google מחליטה אילו אפליקציות אנשים יכולים לחבר

במסוף הניהול שלכם, תחת בקרות API → הגדרות → אפליקציות צד שלישי שלא הוגדרו, הגדרת ברירת המחדל מאפשרת לאנשים לחבר אפליקציות חדשות בעצמם. כך אפשר לחבר את Custom Agents For Drive בלי שתצטרכו לבדוק אותו, כל עוד לא הגדרתם עבורו כלל נפרד.

ההגדרות האחרות מאפשרות רק פרטי כניסה בסיסיים ל-Google או חוסמות את כל האפליקציות החדשות. כל כלל שתגדירו לאפליקציה מסוימת גובר על ברירת המחדל. אורחים מנוהלים דרך הקבוצה שלהם.

הגדרה זו מכסה גישת כניסה לאפליקציה. התקנות מ-Google Workspace Marketplace מנוהלות בנפרד.

הגדרת Notion Agents For Drive

הגדרה עצמית של האפליקציה מאפשרת לאנשים להתחבר גם כאשר אפליקציות חדשות מוגבלות לכניסה בסיסית או חסומות.

1. יש לפתוח את מסוף הניהול → אבטחה → בקרת גישה ונתונים → בקרות API → בקרת גישה לאפליקציות.

2. יש לפתוח את 'אפליקציות מוגדרות', ואז לבחור ב-הגדרת אפליקציה חדשה.

3. חיפוש באמצעות מזהה הלקוח המדויק הזה של OAuth:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. יש לבחור את הקבוצות שחבריהן יוכלו להתחבר.

5. אפשר לבחור ב-מהימן כדי לאפשר את כל ההרשאות שהאפליקציה מבקשת, או לבחור ב-נתוני Google ספציפיים ולכלול את כל ההרשאות ל-Drive ולהתחברות באמצעות Google שנדרשות לחיבור.

6. יש לבדוק את הבחירות שלכם ולבחור ב-סיום.

7. יש לבקש מהאדם להתחבר שוב לאחר שהשינוי ייכנס לתוקף.

בדיקת בקשה לאישור אפליקציה

בעת בדיקת בקשה, יש לוודא ש:

• האפליקציה היא Custom Agents For Drive.

• היא מורשית עבור הקבוצה שאליה האדם משתייך.

• כל ההרשאות ל-Drive ולהתחברות באמצעות Google מאושרות.

• כלל של קבוצת משנה לא חוסם אותה מבלי שתשימו לב.

עבור נתוני Google ספציפיים, יש לבחור בכל ההרשאות שהחיבור מבקש.

שינויים ב-Google Workspace עשויים לקחת זמן. יש לבקש מהאדם להתחבר שוב אחרי שהשינוי ייכנס לתוקף.