Kết nối các trợ lý của bạn với Google Drive (beta)

Bạn có thể kết nối Trợ lý Notion hoặc các trợ lý tùy chỉnh của mình với Google Drive để chúng có thể tìm kiếm, đọc, ghi và cập nhật tệp trong thời gian thực.

Kết nối này gắn với người đã thiết lập. Khi trợ lý của bạn sử dụng Google Drive, trợ lý sẽ kiểm tra Drive của bạn trong thời gian thực. Notion không lưu trữ hay lập chỉ mục dữ liệu nào. Trợ lý chỉ có thể truy cập các tệp bạn sở hữu, các tệp đã được chia sẻ với bạn và mọi Drive dùng chung mà bạn có quyền truy cập.

• Đảm bảo bạn có thể đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn muốn sử dụng.

• Bạn cần phải là thành viên không gian làm việc (không phải khách) và Notion AI cần được bật cho không gian làm việc của bạn.

• Chủ sở hữu Google Workspace của bạn có thể cần phê duyệt Custom Agents For Drive trước khi bạn có thể kết nối. Nếu Google Drive chưa được phê duyệt cho không gian làm việc của bạn, hãy yêu cầu chủ sở hữu không gian làm việc phê duyệt. Khi chủ sở hữu không gian làm việc kết nối, Google Drive sẽ tự động được phê duyệt cho không gian làm việc đó.

• Xem lại các quyền được Google hiển thị trước khi cho phép truy cập.

• Nếu không gian làm việc của bạn kiểm soát các kết nối được phép sử dụng, chủ sở hữu không gian làm việc có thể cần bật Google Drive cho các trợ lý tùy chỉnh.

• Việc kết nối các trợ lý tùy chỉnh với Google Drive khác với trình kết nối Google Drive của Notion AI dành cho Trợ lý Notion.

Có hai cách để kết nối Google Drive. Bạn có thể kết nối tài khoản Google của mình một lần trong phần cài đặt, sau đó thêm tài khoản đó vào bất kỳ trợ lý nào. Hoặc bạn có thể thêm Google Drive khi đang làm việc với một trợ lý cụ thể.

Kết nối từ cài đặt của bạn

Đây là cách nhanh nhất nếu bạn muốn sử dụng cùng một tài khoản Google cho nhiều trợ lý.

1. Đi tới Cài đặt → Kết nối.

2. Chọn Google Drive.

3. Chọn Tài khoản của bạn → Kết nối tài khoản Google Drive của bạn.

4. Chọn Truy cập giới hạn hoặc Truy cập đầy đủ, sau đó chọn Kết nối.

5. Đọc lời nhắc, sau đó chọn Tiếp tục đến Google.

6. Đăng nhập bằng tài khoản Google mà bạn muốn sử dụng.

7. Trên màn hình Google tiếp theo, hãy chọn tất cả hộp kiểm Drive. Nếu bạn bỏ sót bất kỳ hộp kiểm nào, trợ lý sẽ không thể chạy.

Tài khoản Google của bạn hiện đã được kết nối với Notion. Bạn có thể thêm Google Drive vào bất kỳ trợ lý tùy chỉnh nào từ phần cài đặt Công cụ và quyền truy cập của trợ lý đó.

Kết nối từ một trợ lý

1. Mở trợ lý tùy chỉnh mà bạn muốn cập nhật.

   • Trợ lý Notion sử dụng tài khoản Google mà bạn kết nối trong

     Cài đặt → Kết nối. Bạn không cần thiết lập thêm gì trong Trợ lý Notion.

2. Đi tới Cài đặt → Công cụ và quyền truy cập của trợ lý.

3. Chọn + Thêm kết nối → Google Drive.

4. Làm theo các bước để đăng nhập vào Google và cho phép truy cập. Trên màn hình Google tiếp theo, hãy chọn tất cả hộp kiểm Drive. Nếu bạn bỏ sót bất kỳ hộp kiểm nào, trợ lý sẽ không thể chạy.

   • Tùy chọn: Chọn các Drive dùng chung hoặc thư mục cụ thể để giới hạn quyền truy cập của trợ lý.

5. Chọn Lưu.

Sau khi kết nối, bạn có thể chọn chính xác những gì trợ lý của mình có thể truy cập. Trong phần cài đặt Công cụ và quyền truy cập của trợ lý, hãy chọn các tệp hoặc thư mục Drive cụ thể mà bạn muốn trợ lý có thể xem và/hoặc chỉnh sửa.

Để đảm bảo chất lượng cao nhất, hãy đề cập đến Google Drive trong hướng dẫn của trợ lý tùy chỉnh hoặc trong lời nhắc gửi tới Trợ lý Notion khi bạn muốn trợ lý tìm kiếm hoặc cập nhật các tệp Drive.

Khi thêm Google Drive, bạn sẽ chọn những việc trợ lý được phép làm. Bạn có thể thay đổi cấp độ truy cập này sau.

• Truy cập giới hạn: trợ lý của bạn có thể đọc mọi tệp mà người dùng có thể đọc, nhưng chỉ có thể chỉnh sửa những tệp do trợ lý tạo hoặc được người dùng chọn.

• Truy cập đầy đủ: trợ lý của bạn có cùng các quyền trên Drive hiện có của người dùng. Trợ lý có thể đọc và chỉnh sửa mọi tệp mà người dùng có thể đọc và chỉnh sửa.

Cấp độ truy cập của bạn áp dụng cho tất cả trợ lý của bạn. Để thay đổi cấp độ này, hãy kết nối lại Google Drive và chọn Cập nhật quyền truy cập Drive. Trợ lý Notion luôn sử dụng cấp độ truy cập đầy đủ của bạn. Để giới hạn trợ lý tùy chỉnh ở các tệp hoặc thư mục cụ thể, hãy sử dụng phần cài đặt Công cụ và quyền truy cập của trợ lý đó.

Google yêu cầu bạn phê duyệt quyền truy cập: Đây là quy trình thiết lập thông thường. Hãy chọn tài khoản Google bạn muốn, xem xét những gì đang được yêu cầu và tiếp tục. Tiếp theo, Google sẽ hiển thị các quyền Drive cho cấp độ truy cập mà bạn đã chọn. Bạn đã kết nối thành công sau khi Notion thông báo Google Drive đã được kết nối.

Bạn có thể không cần quản trị viên xét duyệt: Nhiều tổ chức dùng Google Workspace cho phép người dùng tự kết nối các ứng dụng mới. Nếu quản trị viên của bạn chưa đặt quy tắc đặc biệt cho Custom Agents For Drive, bạn có thể kết nối ngay. Khi quản trị viên đặt quy tắc cho ứng dụng, quy tắc đó sẽ được áp dụng.

Notion thông báo "Đã kết nối" nhưng bạn chưa bao giờ thấy màn hình đăng nhập Google: Notion có thể sử dụng lại kết nối Google Drive mà bạn đã thiết lập trước đó. Điều này là bình thường nếu kết nối vẫn hoạt động. Nếu Notion đang sử dụng sai tài khoản Google hoặc Drive không hoạt động, hãy xóa Google Drive trong phần Công cụ và quyền truy cập, sau đó kết nối lại và chọn tài khoản bạn muốn.

Bạn có thể xóa Google Drive khỏi mọi trợ lý sử dụng nó hoặc chỉ xóa khỏi một trợ lý.

Xóa tài khoản của bạn khỏi tất cả các trợ lý

Thao tác này sẽ ngắt kết nối tài khoản Google của bạn khỏi mọi trợ lý đang sử dụng nó.

• Đi tới Cài đặt → Kết nối, sau đó chọn Google Drive.

• Chọn Tài khoản của bạn.

• Bên cạnh tài khoản đã kết nối của bạn, hãy chọn Ngắt kết nối và xác nhận.

Xóa Google Drive khỏi một trợ lý

1. Mở trợ lý và đi tới Công cụ và quyền truy cập.

2. Chọn dấu ba chấm bên cạnh kết nối Google Drive.

3. Chọn Ngắt kết nối.

Khi kết nối trợ lý tùy chỉnh với Google Drive, bạn có thể thiết lập trình kích hoạt để trợ lý kiểm tra các thay đổi trên Google Drive. Để làm vậy, hãy trỏ trợ lý đến một thư mục (hoặc liên kết Drive) và chọn tần suất kiểm tra. Nếu có thay đổi, trợ lý sẽ nhận biết và chạy. Bạn có thể theo dõi một thư mục hoặc một ổ đĩa dùng chung. Chỉ các tệp nằm trực tiếp trong thư mục mới được theo dõi. Các thay đổi trong thư mục con sẽ không kích hoạt trợ lý và bạn không thể theo dõi toàn bộ My Drive.

Hãy thử một trong các câu lệnh sau để kiểm tra kết nối của trợ lý với Google Drive:

• “Tìm kiếm ‘roadmap’ trong Google Drive và cho tôi biết bạn tìm thấy gì.”

• “Tạo một Google Doc có tên ‘Weekly recap’ với bản tóm tắt ngắn gọn về tuần này.”

Sau khi kết nối với Google Drive, trợ lý của bạn có thể:

• Tìm kiếm trên các tệp Docs, Sheets và Slides mà bạn có quyền truy cập.

• Chỉnh sửa các tệp Google Docs, Sheets và Slides hiện có, tùy thuộc vào quyền truy cập mà bạn cấp. Đối với các tệp khác, như tệp PDF hoặc tệp Word, trợ lý của bạn có thể lưu phiên bản đã cập nhật dưới dạng tệp mới.

• Sao chép, di chuyển, đổi tên và chuyển tệp vào Thùng rác.

• Đọc và tóm tắt nội dung tệp trong thời gian thực.

• Đọc văn bản của tệp PDF.

• Tạo tài liệu, bảng tính, bản trình bày và thư mục mới.

• Thực hiện hành động theo trình kích hoạt khi tệp được cập nhật.

Các loại tệp mà trợ lý của bạn có thể xử lý

Trợ lý của bạn có thể đọc Google Docs, Sheets và Slides, cùng với các tệp PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV và tệp văn bản thuần (bao gồm HTML, JSON, XML và YAML). Các tệp đã tải lên, như tệp PDF và tệp Office, có thể có dung lượng lên đến 10 MB. Đối với các tệp Google Docs, Sheets hoặc Slides rất lớn, trợ lý của bạn có thể chỉ đọc một phần tệp tại một thời điểm.

Trợ lý không thể đọc Google Drawings, Google Maps, Google Forms, hình ảnh, video, audio hoặc tệp zip. Nếu bạn yêu cầu trợ lý đọc một trong các tệp này, trợ lý sẽ thông báo rằng không thể mở tệp đó. Đối với Google Drawings và các loại tệp Google khác, trợ lý sẽ yêu cầu bạn mở tệp trong Google Drive thay thế.

Trợ lý của bạn chỉ có quyền truy cập vào những gì tài khoản Google được kết nối có thể truy cập. Nếu tài khoản Google đó mất quyền truy cập vào một tệp hoặc thư mục, trợ lý cũng sẽ mất quyền truy cập.

Người chỉnh sửa có thể xóa kết nối Google Drive của một trợ lý tùy chỉnh. Chỉ người đã kết nối trợ lý với Google Drive mới có thể cấp thêm quyền truy cập (chẳng hạn như thêm thư mục).

Tốt nhất là bạn chỉ nên cấp quyền truy cập vào những ổ đĩa dùng chung hoặc thư mục mà trợ lý tùy chỉnh của bạn cần. Điều này giúp trợ lý tập trung hơn và giảm rủi ro.

Với một trợ lý tùy chỉnh đã chia sẻ, bất kỳ ai có quyền truy cập vào trợ lý đó đều có thể truy vấn Google Drive đã kết nối.

• Kết nối với nhiều hơn một tài khoản Google cho mỗi trợ lý.

• Kết nối này chỉ hoạt động với các tệp trong Google Workspace của bạn. Nếu một tệp được chia sẻ từ một Google Workspace khác, trợ lý tùy chỉnh sẽ không thể truy cập tệp đó.

• Nếu trợ lý tùy chỉnh được chia sẻ, bất kỳ ai có thể sử dụng trợ lý đó cũng có thể tìm kiếm trong Google Drive được kết nối với trợ lý.

"Your institution's admin needs to review this app" ("Quản trị viên của tổ chức bạn cần xét duyệt ứng dụng này")

Bạn sẽ thấy thông báo này khi tổ chức của bạn chưa phê duyệt một hoặc nhiều quyền mà ứng dụng cần. Chỉ quản trị viên mới có thể khắc phục vấn đề này.

1. Chọn Request access (Yêu cầu quyền truy cập).

2. Quản trị viên Google Workspace của bạn sẽ nhận được yêu cầu trong mục Apps pending review (Ứng dụng đang chờ xét duyệt).

3. Hãy thử kết nối lại sau khi quản trị viên của bạn phê duyệt ứng dụng và tất cả các quyền của ứng dụng đó.

"Access blocked: Authorization error" ("Truy cập bị chặn: Lỗi ủy quyền")

Bạn sẽ thấy thông báo này khi quản trị viên đã chặn ứng dụng đối với tài khoản hoặc nhóm của bạn. Hãy liên hệ với quản trị viên Google Workspace của bạn. Họ cần cho phép ứng dụng Custom Agents For Drive đối với nhóm của bạn trước khi bạn có thể kết nối.

Trước đây hoạt động bình thường nhưng giờ thì không

Quyền truy cập Google của bạn có thể đã hết hạn hoặc bị tắt, hoặc quản trị viên của bạn có thể đã thay đổi quy tắc.

1. Kết nối lại Google Drive trong Công cụ & quyền truy cập.

2. Nếu Google hiển thị thông báo chặn của quản trị viên, hãy liên hệ với quản trị viên Workspace của bạn.

3. Nếu Google cho phép bạn truy cập nhưng Notion vẫn không thể kết nối, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Notion và chia sẻ lỗi mà bạn gặp phải.

Để cho phép ai đó kết nối, hãy cho phép Custom Agents For Drive cho nhóm (đơn vị tổ chức) của họ và phê duyệt mọi quyền Google mà cấp độ truy cập của họ yêu cầu.

Cách Google quyết định những ứng dụng nào người dùng có thể kết nối

Trong Bảng điều khiển quản trị, tại API controls (Kiểm soát API) → Settings (Cài đặt) → Unconfigured third-party apps (Ứng dụng bên thứ ba chưa định cấu hình), cài đặt mặc định cho phép mọi người tự kết nối các ứng dụng mới. Với cài đặt này, mọi người có thể kết nối Custom Agents For Drive mà không cần bạn xét duyệt, miễn là bạn chưa đặt quy tắc riêng cho ứng dụng đó.

Các cài đặt khác chỉ cho phép thông tin đăng nhập Google cơ bản hoặc chặn tất cả các ứng dụng mới. Bất kỳ quy tắc nào bạn đặt cho một ứng dụng cụ thể đều ghi đè lên cài đặt mặc định. Khách được quản lý thông qua nhóm riêng của họ.

Cài đặt này bao gồm quyền truy cập đăng nhập ứng dụng. Các lượt cài đặt từ Google Workspace Marketplace được quản lý riêng.

Thiết lập Notion Agents For Drive

Việc tự thiết lập ứng dụng cho phép mọi người kết nối ngay cả khi các ứng dụng mới bị giới hạn ở mức đăng nhập cơ bản hoặc bị chặn.

1. Mở Admin console (Bảng điều khiển quản trị) → Security (Bảo mật) → Access and data control (Kiểm soát quyền truy cập và dữ liệu) → API controls (Kiểm soát API) → App access control (Kiểm soát quyền truy cập ứng dụng).

2. Mở Configured apps (Ứng dụng đã định cấu hình), sau đó chọn Configure new app (Định cấu hình ứng dụng mới).

3. Tìm kiếm bằng đúng mã ứng dụng khách OAuth này:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Chọn các nhóm có thành viên cần được phép kết nối.

5. Chọn Trusted (Đáng tin cậy) để cho phép mọi quyền mà ứng dụng yêu cầu, hoặc chọn Specific Google data (Dữ liệu Google cụ thể) và cấp mọi quyền truy cập Drive và đăng nhập Google mà kết nối cần.

6. Xem lại các lựa chọn của bạn và chọn Finish (Hoàn tất).

7. Yêu cầu người đó kết nối lại sau khi thay đổi có hiệu lực.

Xem xét yêu cầu ứng dụng

Khi bạn xem xét một yêu cầu, hãy kiểm tra xem:

• Ứng dụng đó là Custom Agents For Drive.

• Ứng dụng đó được cho phép đối với nhóm của người đó.

• Mọi quyền truy cập Drive và đăng nhập Google đều đã được phê duyệt.

• Không có quy tắc nào của nhóm phụ âm thầm chặn ứng dụng đó.

Đối với Specific Google data (Dữ liệu Google cụ thể), hãy chọn mọi quyền mà kết nối yêu cầu.

Các thay đổi trên Google Workspace có thể mất một chút thời gian. Hãy yêu cầu người đó kết nối lại sau khi thay đổi được áp dụng.