Conecta tus agentes a Google Drive (beta)

Puedes conectar tu agente de Notion o tus agentes personalizados a Google Drive para que puedan buscar, leer, escribir y actualizar archivos en tiempo real.

Esta conexión está vinculada a la persona que la configuró. Cuando tu agente usa Google Drive, revisa tu Drive en tiempo real. Notion no guarda ni indexa nada. El agente solo puede acceder a los archivos que posees, archivos que se compartieron contigo y cualquier unidad compartida a la que tengas acceso.

• Asegúrate de poder iniciar sesión en la cuenta de Google que quieres usar.

• Debes ser miembro del espacio de trabajo (no invitado) y la IA de Notion debe estar activada para tu espacio de trabajo.

• Es posible que el propietario de tu Google Workspace deba aprobar agentes personalizados para Drive antes de que puedas conectarte. Si Google Drive no está aprobado para tu espacio de trabajo, pídele a un propietario del espacio de trabajo que lo apruebe. Cuando un propietario del espacio de trabajo se conecta, Google Drive se aprueba automáticamente para el espacio de trabajo.

• Revisa los permisos mostrados por Google antes de permitir el acceso.

• Si tu espacio de trabajo controla qué conexiones están permitidas, es posible que un propietario del espacio de trabajo deba activar Google Drive para los agentes personalizados.

• Conectar agentes personalizados a Google Drive es diferente del conector de Google Drive para la IA de Notion, que es para el agente de Notion.

Hay dos formas de conectar Google Drive. Puedes conectar tu cuenta de Google una vez desde tu configuración y, luego, añadirla a cualquier agente. Si no, puedes añadir Google Drive mientras trabajas en un agente específico.

Conectar desde tu configuración

Esta es la forma más rápida si quieres usar la misma cuenta de Google en más de un agente.

1. Ve al menú Configuración → Conexiones.

2. Selecciona Google Drive.

3. Selecciona Tu cuenta → Conectar tu cuenta de Google Drive.

4. Elige Acceso limitado o Acceso completo, luego, selecciona Conectar.

5. Lee el recordatorio, luego, selecciona Continuar a Google.

6. Inicia sesión con la cuenta de Google que quieras usar.

7. En la siguiente pantalla de Google, marca todas las casillas de Drive. Si alguna queda sin marcar, tus agentes no podrán ejecutarse.

Tu cuenta de Google ya está conectada a Notion. Puedes agregar Google Drive a cualquier agente personalizado desde su configuración de herramientas y acceso.

Conectar desde un agente

1. Abre el agente personalizado que quieres actualizar.

   • El agente de Notion usa la cuenta de Google que conectas en

     Configuración → Conexiones. No hay nada adicional que configurar en el agente de Notion.

2. Ve a Configuración → Herramientas y acceso del agente.

3. Selecciona + Agregar conexión → Google Drive.

4. Sigue los pasos para iniciar sesión en Google y permitir el acceso. En la siguiente pantalla de Google, marca todas las casillas de Drive. Si alguna queda sin marcar, tus agentes no podrán ejecutarse.

   • Opcional: elige unidades compartidas o carpetas específicas para limitar a qué puede acceder el agente.

5. Selecciona Guardar.

Una vez que te hayas conectado, puedes elegir exactamente a qué puede acceder tu agente. En la configuración de Herramientas y acceso del agente, elige los archivos o carpetas específicos de Drive que quieres que el agente pueda ver y/o editar.

Para garantizar la máxima calidad, menciona Google Drive en las instrucciones de tu agente personalizado o en tu indicación para el agente de Notion cuando quieras que busque o actualice archivos de Drive.

Cuando agregues Google Drive, elegirás cuánto puede hacer el agente. Puedes cambiar esto más tarde.

• Acceso limitado: tu agente puede leer cualquier archivo al que el usuario tenga acceso, pero solo puede editar los archivos que haya creado o que el usuario haya seleccionado.

• Acceso completo: tu agente refleja los permisos de Drive existentes del usuario. Puede leer y editar cualquier archivo que el usuario pueda leer y editar.

Tu nivel de acceso se aplica a todos tus agentes. Para cambiarlo, vuelve a conectar Google Drive y elige Actualizar acceso a Drive. El agente de Notion siempre usa tu nivel de acceso completo. Para limitar un agente personalizado a archivos o carpetas específicos, usa su configuración de Herramientas y acceso.

Google te pide que apruebes el acceso: Este es el flujo de configuración normal. Elige la cuenta de Google que quieras, revisa lo que se solicita y continúa. A continuación, Google muestra los permisos de Drive para el nivel de acceso que elegiste. Estarás conectado una vez que Notion indique que Google Drive está conectado.

Es posible que no necesites la revisión del admin: Muchos espacios de trabajo de Google Workspace permiten conectar nuevas apps sin ayuda. Si tu admin no estableció una regla especial para agentes personalizados para Drive, es posible que puedas conectarte de inmediato. Si un admin establece una regla para la app, esa regla será la que se aplique.

Notion dice "Conectado" pero nunca viste un inicio de sesión de Google: Es posible que Notion reutilice una conexión de Google Drive que configuraste anteriormente. Eso es normal cuando todavía funciona. Si está usando la cuenta de Google incorrecta o Drive no funciona, elimina Google Drive en Herramientas y acceso, luego, conéctate de nuevo y elige la cuenta que quieras.

Puedes eliminar Google Drive de todos los agentes que lo usan, o solo de uno.

Eliminar tu cuenta de todos los agentes

Esto desconecta tu cuenta de Google de todos los agentes que la estaban usando.

• Ve a Configuración → Conexiones, luego, selecciona Google Drive.

• Selecciona Tu cuenta.

• Junto a tu cuenta conectada, selecciona Desconectar y confirma.

Eliminar Google Drive de un agente

1. Abre el agente y ve a Herramientas y acceso.

2. Selecciona los tres puntos junto a la conexión de Google Drive.

3. Selecciona Desconectar.

Al conectar un agente personalizado a Google Drive, puedes configurar un activador para que el agente busque cambios en Google Drive. Para hacerlo, indícale una carpeta (o un enlace de Drive) y elige cada cuánto debe revisarla. Si algo cambia, el agente lo detectará y se ejecutará. Puedes supervisar una carpeta o una unidad compartida. Solo se supervisan los archivos que están directamente dentro de la carpeta. Los cambios en las subcarpetas no activan al agente y no puedes supervisar todo el contenido de Mi unidad.

Prueba una de estas indicaciones para verificar la conexión de tu agente con Google Drive:

• “Busca ‘hoja de ruta’ en Google Drive y dime qué encuentras”.

• “Crea un documento de Google llamado ‘resumen semanal’ con un breve resumen de esta semana.”

Una vez conectado a Google Drive, tu agente puede:

• Buscar en Google Docs, Sheets y Slides a los que tienes acceso.

• Editar archivos existentes de Google Docs, Sheets y Slides, según el acceso que otorgues. Para otros archivos, como PDF o documentos de Word, tu agente puede guardar una versión actualizada como un archivo nuevo.

• Copiar, mover, renombrar y enviar archivos a la papelera.

• Leer y resumir el contenido de archivos en tiempo real.

• Leer el texto de un PDF.

• Crear nuevos documentos, hojas de cálculo, presentaciones y carpetas.

• Actuar ante un activador cuando se actualicen los archivos.

Tipos de archivo con los que tu agente puede trabajar

Tu agente puede leer Google Docs, Sheets y Slides, además de archivos PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV y de texto sin formato (incluidos HTML, JSON, XML y YAML). Los archivos subidos, como los PDF y los archivos de Office, pueden tener un tamaño de hasta 10 MB. Para Google Docs, Sheets o Slides muy grandes, es posible que tu agente solo lea una parte del archivo a la vez.

No puede leer Google Drawings, Google Maps, Google Forms, imágenes, videos, audio ni archivos ZIP. Si le pides que abra uno de ellos, tu agente te dirá que no puede hacerlo. En el caso de Google Drawings y otros tipos de archivos de Google, te pedirá que los abras en Google Drive.

Tu agente solo puede acceder a los archivos y carpetas a los que tiene acceso la cuenta de Google conectada. Si esa cuenta pierde el acceso a un archivo o carpeta, tu agente también lo pierde.

Los editores pueden eliminar la conexión de Google Drive de un agente personalizado. Solo la persona que conectó el agente a Google Drive puede ampliar su acceso (por ejemplo, agregando más carpetas).

Es mejor limitar el acceso solo a las unidades compartidas o carpetas que tu agente personalizado necesita. Esto ayuda a que el agente se mantenga enfocado y reduce el riesgo.

Si compartes un agente personalizado, cualquier persona que tenga acceso a él puede consultar el contenido de Google Drive al que está conectado.

• Conectarse a más de una cuenta de Google por agente.

• Esta conexión solo funciona con archivos en tu Google Workspace. Si un archivo se comparte desde un Google Workspace diferente, el agente personalizado no podrá acceder a él.

• Si el agente personalizado está compartido, cualquier persona que pueda usarlo también puede buscar en Google Drive, al que está conectado.

“El admin de tu institución debe revisar esta app”

Verás esto cuando tu organización no haya aprobado uno o más de los permisos que necesita la app. Solo un admin puede solucionar este problema.

1. Selecciona Solicitar acceso.

2. Tu admin de Google Workspace recibe la solicitud en Apps pendientes de revisión.

3. Intenta conectarte de nuevo después de que tu admin apruebe la app y todos sus permisos.

“Acceso bloqueado: Error de autorización”

Verás esto cuando tu admin haya bloqueado la app para tu cuenta o tu grupo. Comunícate con tu admin de Google Workspace. Debe permitir agentes personalizados de Drive para tu grupo antes de que puedas conectarte.

Funcionaba antes, pero dejó de hacerlo

Es posible que tu acceso a Google haya caducado o se haya desactivado, o que tu admin haya cambiado una regla.

1. Vuelve a conectar Google Drive en Herramientas y acceso.

2. Si Google muestra un bloqueo impuesto por un admin, comunícate con tu admin de espacio de trabajo.

3. Si Google te permite entrar pero Notion sigue sin poder conectarse, contacta al soporte de Notion y comparte el error que ves.

Para permitir que alguien se conecte, autoriza agentes personalizados para Drive para su grupo (unidad organizativa) y aprueba cada permiso de Google que solicite su nivel de acceso.

Cómo decide Google qué aplicaciones pueden conectar las personas

En tu consola de administración, en Controles de API → Configuración → Aplicaciones de terceros no configuradas, la configuración predeterminada permite que las personas conecten nuevas aplicaciones por su cuenta. Con esa configuración predeterminada, las personas pueden conectar agentes personalizados de Drive sin tu revisión, siempre y cuando no hayas establecido una regla separada para ello.

Las otras configuraciones solo permiten información básica de inicio de sesión de Google o bloquean todas las aplicaciones nuevas. Cualquier regla que establezcas para una aplicación específica anula la predeterminada. Los invitados se administran a través de su propio grupo.

Esta configuración cubre el acceso para iniciar sesión en las aplicaciones. Las instalaciones de Google Workspace Marketplace se administran por separado.

Configura Notion Agents de Drive

Configurar la aplicación tú mismo permite que las personas se conecten incluso cuando las aplicaciones nuevas están limitadas al inicio de sesión básico o bloqueadas.

1. Abre Consola de administración → Seguridad → Control de acceso y datos → Controles de API → Control de acceso a aplicaciones.

2. Abre Aplicaciones configuradas y, luego, selecciona Configurar nueva aplicación.

3. Busca usando este ID de cliente OAuth exacto:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Elige los grupos cuyos miembros deberían poder conectarse.

5. Elige Confiable para permitir todos los permisos que solicita la aplicación, o elige Datos específicos de Google e incluye todos los permisos de Drive y de inicio de sesión de Google que necesita la conexión.

6. Revisa tus elecciones y selecciona Finalizar.

7. Pídele a la persona que se conecte de nuevo después de que el cambio surta efecto.

Revisar una solicitud de aplicación

Cuando revises una solicitud, verifica que:

• La aplicación sea agente personalizado para Drive.

• La app esté permitida para el grupo de la persona.

• Todos los permisos de Drive y de inicio de sesión de Google estén aprobados.

• Ninguna regla de subgrupo la bloquee sin que te des cuenta.

Para Datos específicos de Google, selecciona todos los permisos que solicita la conexión.

Los cambios en Google Workspace pueden tardar un poco. Pídele a la persona que se conecte de nuevo después de que el cambio se aplique.