Yhdistä palvelijasi Google Driveen (beeta)

Voit yhdistää Notion-palvelijasi tai mukautetut palvelijat Google Driveen, jotta ne voivat etsiä, lukea, kirjoittaa ja päivittää tiedostoja reaaliajassa.

Tämä yhteys on sidottu henkilöön, joka määritti sen. Kun palvelijasi käyttää Google Drivea, se tarkistaa Drive-tiedostosi reaaliajassa. Notion ei tallenna eikä indeksoi mitään. Palvelija voi käyttää vain omistamiasi tiedostoja, kanssasi jaettuja tiedostoja sekä jaettuja Drive-asemia, joihin sinulla on käyttöoikeus.

• Varmista, että voit kirjautua Google-käyttäjätilille, jota haluat käyttää.

• Sinun on oltava työtilan jäsen, ei vieras. Lisäksi Notion AI:n on oltava käytössä työtilassasi.

• Google Workspace -ympäristösi omistajan on ehkä hyväksyttävä Custom Agents For Drive, ennen kuin voit muodostaa yhteyden. Jos Google Drivea ei ole hyväksytty työtilallesi, pyydä työtilan omistajaa hyväksymään se. Kun työtilan omistaja muodostaa yhteyden, Google Drive hyväksytään työtilalle automaattisesti.

• Tarkista Googlen näyttämät käyttöoikeudet ennen kuin sallit pääsyn.

• Jos työtilasi hallitsee sallittuja yhteyksiä, työtilan omistajan on ehkä otettava Google Drive käyttöön mukautetuille palvelijoille.

• Mukautettujen palvelijoiden yhdistäminen Google Driveen eroaa Notion AI Google Drive -liittimestä, joka on tarkoitettu Notion-palvelijalle.

Google Driven voi yhdistää kahdella tavalla. Voit yhdistää Google-käyttäjätilisi kerran asetuksista ja lisätä sen sitten mihin tahansa palvelijaan. Voit myös lisätä Google Driven, kun työskentelet tietyn palvelijan kanssa.

Yhdistä asetuksista

Tämä on nopein tapa, jos haluat käyttää samaa Google-käyttäjätiliä useassa palvelijassa.

1. Siirry kohtaan Asetukset → Yhteydet.

2. Valitse Google Drive.

3. Valitse Käyttäjätilisi → Yhdistä Google Drive -käyttäjätilisi.

4. Valitse Rajoitettu käyttöoikeus tai Täydet käyttöoikeudet ja valitse sitten Yhdistä.

5. Lue muistutus ja valitse sitten Jatka Googleen.

6. Kirjaudu sisään sillä Google-käyttäjätilillä, jota haluat käyttää.

7. Valitse seuraavassa Google-näytössä kaikki Drive-valintaruudut. Jos yksikin jää valitsematta, palvelijasi eivät voi suorittaa tehtäviä.

Google-käyttäjätilisi on nyt yhdistetty Notioniin. Voit lisätä Google Driven mihin tahansa mukautettuun palvelijaan sen Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksista.

Yhdistä palvelijasta

1. Avaa mukautettu palvelija, jonka haluat päivittää.

   • Notion-palvelija käyttää Google-käyttäjätiliä, jonka yhdistät kohdassa

     Asetukset → Yhteydet. Notion-palvelijassa ei tarvitse määrittää mitään muuta.

2. Siirry palvelijan kohtaan Asetukset → Työkalut ja käyttöoikeudet.

3. Valitse + Lisää yhteys → Google Drive.

4. Noudata ohjeita, jotta voit kirjautua Googleen ja myöntää käyttöoikeuden. Valitse seuraavassa Google-näytössä kaikki Drive-valintaruudut. Jos yksikin jää valitsematta, palvelijasi eivät voi suorittaa tehtäviä.

   • Halutessasi voit valita tietyt jaetut Drive-asemat tai kansiot ja rajoittaa näin palvelijan käyttöoikeuksia.

5. Valitse Tallenna.

Kun yhteys on muodostettu, voit valita tarkasti, mihin palvelijasi pääsee käsiksi. Valitse palvelijan Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksista Drive-tiedostot tai -kansiot, joita palvelija saa tarkastella tai muokata.

Kun haluat palvelijan etsivän tai päivittävän Drive-tiedostoja, mainitse Google Drive mukautetun palvelijan ohjeissa tai Notion-palvelijalle antamassasi kehotteessa. Näin saat parempia tuloksia.

Kun lisäät Google Driven, valitset, mitä palvelija voi tehdä. Voit muuttaa valintaa myöhemmin.

• Rajoitettu käyttöoikeus: palvelijasi voi lukea kaikkia tiedostoja, joita käyttäjä voi lukea, mutta voi muokata vain tiedostoja, jotka se on luonut tai jotka käyttäjä on valinnut.

• Täydet käyttöoikeudet: palvelijasi käyttöoikeudet vastaavat käyttäjän nykyisiä Drive-käyttöoikeuksia. Se voi lukea ja muokata kaikkia tiedostoja, joita käyttäjä voi lukea ja muokata.

Käyttöoikeustasosi koskee kaikkia palvelijoitasi. Jos haluat muuttaa sitä, muodosta Google Drive -yhteys uudelleen ja valitse Päivitä Drive-käyttöoikeudet. Notion-palvelijalla on aina täydet käyttöoikeutesi. Jos haluat rajoittaa mukautetun palvelijan käyttöoikeudet tiettyihin tiedostoihin tai kansioihin, käytä sen Työkalut ja käyttöoikeudet -asetuksia.

Google pyytää sinua hyväksymään käyttöoikeuden: Tämä kuuluu normaaliin käyttöönottoon. Valitse haluamasi Google-käyttäjätili, tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja jatka. Seuraavaksi Google näyttää valitsemaasi käyttöoikeustasoon kuuluvat Drive-käyttöoikeudet. Yhteys on muodostettu, kun Notion ilmoittaa, että Google Drive on yhdistetty.

Et ehkä tarvitse ylläpitäjän hyväksyntää: Monissa Google Workspace -työtiloissa käyttäjät voivat yhdistää uusia sovelluksia itse. Jos ylläpitäjäsi ei ole asettanut erityistä sääntöä Custom Agents For Drive -sovellukselle, voit ehkä muodostaa yhteyden heti. Kun ylläpitäjä asettaa sovellukselle säännön, kyseinen sääntö on määräävä.

Notion ilmoittaa ”Yhdistetty”, mutta et nähnyt Google-kirjautumista: Notion saattaa käyttää uudelleen aiemmin määrittämääsi Google Drive -yhteyttä. Se on normaalia, jos yhteys toimii edelleen. Jos käytössä on väärä Google-käyttäjätili tai Drive ei toimi, poista Google Drive kohdasta Työkalut ja käyttöoikeudet, muodosta yhteys uudelleen ja valitse haluamasi käyttäjätili.

Voit poistaa Google Driven kaikista sitä käyttävistä palvelijoista tai vain yhdestä palvelijasta.

Poista käyttäjätilisi kaikista palvelijoista

Tämä katkaisee Google-käyttäjätilisi yhteyden kaikkiin sitä käyttäneisiin palvelijoihin.

• Siirry kohtaan Asetukset → Yhteydet ja valitse sitten Google Drive.

• Valitse Oma käyttäjätili.

• Valitse yhdistetyn käyttäjätilisi vierestä Katkaise yhteys ja vahvista.

Poista Google Drive yhdeltä palvelijalta

1. Avaa palvelija ja siirry kohtaan Työkalut ja käyttöoikeudet.

2. Valitse kolme pistettä Google Drive -yhteyden vierestä.

3. Valitse Katkaise yhteys.

Kun yhdistät mukautetun palvelijan Google Driveen, voit määrittää käynnistimen, jotta palvelija tarkistaa Google Driven muutosten varalta. Voit tehdä tämän osoittamalla sille kansion (tai Drive-linkin) ja valitsemalla, kuinka usein sen tulee tarkistaa muutokset. Jos jokin muuttuu, palvelija huomaa sen ja käynnistyy. Voit seurata kansiota tai jaettua Drivea. Vain suoraan kansiossa olevia tiedostoja seurataan. Alikansioiden muutokset eivät käynnistä palvelijaa, etkä voi seurata koko My Drive. -kansiotasi.

Kokeile jotakin näistä kehotteista testataksesi palvelijasi yhteyttä Google Driveen:

• ”Etsi Google Drivesta ’roadmap’ ja kerro, mitä löydät.”

• ”Luo Google Docs -asiakirja nimeltä ’Weekly recap’ ja kirjoita siihen lyhyt yhteenveto tästä viikosta.”

Kun yhteys Google Driveen on muodostettu, palvelijasi voi:

• Tehdä hakuja Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoista, joihin sinulla on pääsy.

• Muokata olemassa olevia Google Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostoja myöntämiesi käyttöoikeuksien mukaan. Muiden tiedostojen, kuten PDF- tai Word-asiakirjojen, kohdalla palvelijasi voi tallentaa päivitetyn version uutena tiedostona.

• Kopioida, siirtää, nimetä uudelleen ja siirtää tiedostoja roskakoriin.

• Lukea ja tiivistää tiedostojen sisältöä reaaliajassa.

• Lukea PDF-tiedoston tekstiä.

• Luoda uusia asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja kansioita.

• Suorittaa toiminnon käynnistimen perusteella, kun tiedostoja päivitetään.

Tiedostotyypit, joita palvelijasi voi käsitellä

Palvelijasi voi lukea Google Docseja, Sheetsiä ja Slidesia sekä PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint-, CSV- ja tekstitiedostoja (mukaan lukien HTML, JSON, XML ja YAML). Ladatut tiedostot, kuten PDF- ja Office-tiedostot, voivat olla kooltaan enintään 10 Mt. Erittäin suurten Google Docs-, Sheets- tai Slides-tiedostojen kohdalla palvelijasi saattaa lukea vain osan tiedostosta kerrallaan.

Se ei voi lukea Google Drawings- tai Google Maps -tiedostoja, Google Forms -lomakkeita, kuvia, videoita, äänitiedostoja eikä zip-tiedostoja. Jos pyydät palvelijaa avaamaan jonkin näistä, se kertoo, ettei tiedostoa voi avata. Google Drawings -tiedostojen ja muiden Google-tiedostotyyppien kohdalla se pyytää sinua avaamaan tiedoston Google Drivessa.

Palvelijallasi on käyttöoikeus vain siihen, mihin yhdistetyllä Google-käyttäjätilillä on käyttöoikeus. Jos kyseinen Google-käyttäjätili menettää tiedoston tai kansion käyttöoikeuden, myös palvelija menettää sen.

Muokkaajat voivat poistaa mukautetun palvelijan Google Drive -yhteyden. Vain henkilö, joka yhdisti palvelijan Google Driveen, voi lisätä käyttöoikeuksia (kuten lisätä kansioita).

On parasta rajoittaa käyttöoikeudet vain niihin jaettuihin asemiin tai kansioihin, joita mukautettu palvelijasi tarvitsee. Tämä auttaa palvelijaa pysymään keskittyneenä ja vähentää riskejä.

Jaetun mukautetun palvelijan tapauksessa kuka tahansa, jolla on palvelijan käyttöoikeus, voi tehdä hakuja yhdistetystä Google Drivesta.

• Yhdistää useampaan kuin yhteen Google-käyttäjätiliin palvelijaa kohden.

• Tämä yhteys toimii vain omassa Google Workspacessasi olevien tiedostojen kanssa. Jos tiedosto on jaettu toisesta Google Workspacesta, mukautettu palvelija ei voi käyttää sitä.

• Jos mukautettu palvelija on jaettu, kuka tahansa palvelijaa käyttävä voi myös hakea tiedostoja Drivesta, johon se on yhdistetty.

”Oppilaitoksesi ylläpitäjän on tarkistettava tämä sovellus”

Näet tämän, kun organisaatiosi ei ole hyväksynyt yhtä tai useampaa sovelluksen tarvitsemaa käyttöoikeutta. Vain ylläpitäjä voi korjata tämän.

1. Valitse Pyydä käyttöoikeutta.

2. Google Workspace -ylläpitäjä saa pyynnön kohdassa Tarkistusta odottavat sovellukset.

3. Yritä muodostaa yhteys uudelleen, kun ylläpitäjä on hyväksynyt sovelluksen ja kaikki sen tarvitsemat käyttöoikeudet.

”Käyttö estetty: valtuutusvirhe”

Näet tämän, jos ylläpitäjä on estänyt sovelluksen käyttäjätililtäsi tai ryhmältäsi. Ota yhteyttä Google Workspace -ylläpitäjään. Ylläpitäjän on sallittava Custom Agents For Drive ryhmällesi, ennen kuin voit muodostaa yhteyden.

Se toimi aiemmin, mutta lakkasi toimimasta

Google-käyttöoikeutesi on saattanut vanhentua tai se on voitu poistaa käytöstä. Ylläpitäjä on myös voinut muuttaa asetuksia.

1. Muodosta Google Drive -yhteys uudelleen kohdassa Työkalut ja käyttöoikeudet.

2. Jos Google ilmoittaa ylläpitäjän asettamasta estosta, ota yhteyttä Google Workspace -ylläpitäjään.

3. Jos pääset Googleen mutta Notion ei vieläkään saa yhteyttä, ota yhteyttä Notion-tukeen ja kerro, mikä virheilmoitus näkyy.

Jotta käyttäjä voi muodostaa yhteyden, salli Custom Agents For Drive hänen ryhmälleen eli organisaatioyksikölleen ja hyväksy kaikki Google-käyttöoikeudet, joita hänen käyttöoikeustasonsa edellyttää.

Miten Google päättää, mitä sovelluksia käyttäjät voivat yhdistää

Ylläpitäjän hallintakonsolissa oletusasetus antaa käyttäjien yhdistää uusia sovelluksia itse. Löydät asetuksen kohdasta API-hallinta → Asetukset → Määrittämättömät kolmannen osapuolen sovellukset. Oletusasetuksella käyttäjät voivat yhdistää Custom Agents For Drive -sovelluksen ilman hyväksyntääsi, ellet ole asettanut sille erillistä sääntöä.

Muut asetukset sallivat vain Googlen kirjautumisen perustiedot tai estävät kaikki uudet sovellukset. Tietylle sovellukselle asettamasi säännöt ohittavat oletusasetuksen. Vieraita hallitaan omassa ryhmässään.

Tämä asetus koskee sovellukseen kirjautumisen käyttöoikeutta. Google Workspace Marketplacen asennuksia hallitaan erikseen.

Ota Notion Agents For Drive käyttöön

Kun määrität sovelluksen itse, käyttäjät voivat muodostaa yhteyden, vaikka uudet sovellukset olisi rajattu pelkkään peruskirjautumiseen tai estetty kokonaan.

1. Avaa hallintakonsoli → tietoturva-asetukset → käyttöoikeuksien ja tietojen hallinta → API-asetukset → sovellusten käyttöoikeuksien hallinta.

2. Avaa määritettyjen sovellusten luettelo ja valitse uuden sovelluksen määrittäminen.

3. Hae käyttämällä tätä tarkkaa OAuth-asiakastunnusta:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Valitse ryhmät, joiden jäsenet saavat muodostaa yhteyden.

5. Valitse luotettu sovellus, jos haluat sallia kaikki sovelluksen pyytämät käyttöoikeudet. Voit myös valita vain tietyt Google-tiedot ja sallia kaikki yhteyden tarvitsemat Driven ja Google-kirjautumisen käyttöoikeudet.

6. Tarkista valintasi ja valitse viimeistely.

7. Pyydä käyttäjää muodostamaan yhteys uudelleen, kun muutos on tullut voimaan.

Sovelluspyynnön tarkistaminen

Kun tarkistat pyyntöä, varmista seuraavat asiat:

• Sovellus on Custom Agents For Drive.

• Se on sallittu käyttäjän ryhmälle.

• Kaikki Driven ja Google-kirjautumisen käyttöoikeudet on hyväksytty.

• Alaryhmää koskeva sääntö ei estä sitä huomaamatta.

Jos valitset vain tietyt Google-tiedot, salli kaikki yhteyden pyytämät käyttöoikeudet.

Google Workspace -muutosten voimaantulo voi kestää jonkin aikaa. Pyydä käyttäjää muodostamaan yhteys uudelleen, kun muutos on tullut voimaan.