Maak AI-vergadernotities in Notion

AI-vergadernotities maakt gedetailleerde notulen voor je, zodat je gefocust kunt blijven op het gesprek dat je voert. Notion AI transcribeert je vergadering en identificeert kernpunten en actie-items die je met je hele team kunt delen.

AI-vergadernotities gebruiken:

• Je moet een Business- of Enterprise-abonnement van Notion hebben om AI-vergadernotities te kunnen gebruiken.

• AI-vergadernotities is ook beschikbaar voor in aanmerking komende mobiele abonnementen waar Notion AI is inbegrepen.

• Als je de desktop-app van Notion gebruikt, moet je versie 4.7.0 of hoger hebben.

  • Als je een Mac-apparaat gebruikt, moet je macOS 13 of later gebruiken.

  • Als je een Windows-apparaat gebruikt, moet je de nieuwste versie hebben.

AI-vergadernotities zijn beschikbaar in de Notion-app en de browser. De Notion-app biedt de beste ervaring, vooral voor videogesprekken, omdat deze alle kanten van het gesprek vastlegt met behulp van je systeemaudio en microfoon. De browser is het meest geschikt voor persoonlijke gesprekken, omdat deze alleen audio van je microfoon kan opvangen. Je kunt AI-vergadernotities ook gebruiken in de mobiele Notion-app, die opneemt via de microfoon van je telefoon.

Als je deze functie in je browser gebruikt, zijn er een paar dingen om op te letten:

• Alleen microfooningangen worden getranscribeerd. Systeemaudio wordt niet vastgelegd.

• Audio van vergadertools (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, enz.) wordt niet vastgelegd als je een koptelefoon gebruikt. Als je geen koptelefoon gebruikt en het volume van je apparaat niet te laag staat, kan audio van vergadertools mogelijk wel worden vastgelegd.

Als je deze functie gebruikt in de mobiele Notion-app, zijn er een paar dingen om op te letten:

• Notion transcribeert alleen het geluid dat de microfoon van je telefoon opvangt. Het kan geen audio vastleggen die vanaf je telefoon zelf wordt afgespeeld, zoals de stemmen van andere deelnemers tijdens een videogesprek.

• Daarom werkt mobiel het beste voor persoonlijke vergaderingen. Het werkt ook goed wanneer de audio van de vergadering hardop wordt afgespeeld vanaf een ander apparaat, zoals de luidspreker van je computer.

• Als je deelneemt aan een videogesprek op je telefoon en luistert via een koptelefoon of oortjes, zal Notion de andere deelnemers niet horen of transcriberen.

Om AI-notulen te maken, typ je /meet op een willekeurige pagina in de desktop-app.

Om AI-notulen als eigen pagina te maken, gebruik je het tabblad Notulen in je zijbalk of de opstelknop. In de desktop-app stuurt Notion je ook een melding om AI-notulen te starten wanneer je deelneemt aan een videogesprek.

Om notulen te maken binnen een pagina waar je al in zit, typ je /meet op een willekeurige plek op die pagina. Deze notities worden ingesloten op de pagina en je kunt ze uitvouwen tot een volledige pagina. Selecteer Openen als pagina om de notitie als volledige pagina te bekijken.

• Schrijf eventuele agendapunten of context onder Notes vóór de vergadering. Bij het genereren van het /overzicht houdt Notion AI rekening met deze notities.

• Zodra de vergadering is begonnen, selecteer je Start transcribing. Hiermee bevestig je dat iedereen in de vergadering toestemming heeft gegeven om de vergadering op te nemen en te transcriberen.

• Zodra de vergadering voorbij is en je wilt stoppen met transcriberen, selecteer je Stop. Het AI-/overzicht wordt automatisch gegenereerd. Let op: er is minimaal één minuut aan opgenomen audio vereist om een /overzicht te genereren.

• Als je de opname wilt hervatten, klik je op het schuifregelaarpictogram bovenaan het blok met AI-vergadernotities → Resume transcription.

Als je een vergaderplatform gebruikt, kan Notion zien wanneer je het gesprek verlaat en de transcriptie automatisch stoppen. Je kunt ook Stoppen selecteren als je klaar bent. Notion begint dan automatisch de AI-samenvatting te genereren. Daarvoor is minstens één minuut opgenomen audio nodig. Om te bepalen wanneer een gesprek eindigt, gebruikt Notion de aanwezigheidsstatus in de vergader-app en verschillende audiosignalen, zoals of audio actief is. Let op: we gebruiken de audio- of videocontent zelf niet.

Je kunt een bestaande audio-opname uploaden naar een blok voor notulen, zodat Notion deze kan transcriberen en samenvatten, zelfs als de vergadering niet live in Notion is opgenomen.

Een audiobestand uploaden:

1. Open een pagina met een blok voor notulen.

2. Selecteer het instellingenpictogram bovenaan het blok voor notulen.

3. Kies Audio uploaden.

4. Selecteer een audiobestand vanaf je apparaat.

Notion transcribeert de audio en genereert een /overzicht, net als bij een live opname.

Ondersteunde formaten: AAC, M4A, MP3 en WAV.

Wanneer AI-notulen detecteren dat de spreker is gewisseld, wordt het transcriberen op een nieuwe regel voortgezet.

In de desktop-app kan Notion sprekers in het transcript labelen, zodat het makkelijker is om te volgen wie wat zei. Dit werkt het beste bij virtuele één-op-één-vergaderingen, waarbij Notion zowel je microfoon als je systeemaudio kan opvangen. Als je notulen gekoppeld zijn aan een agenda-afspraak, kan Notion de andere deelnemer ook bij naam labelen.

Bij andere vergaderopstellingen (zoals persoonlijke gesprekken of groepsvergaderingen) kan het labelen van sprekers beperkt zijn. Je ziet mogelijk geen betrouwbare sprekerlabels als je:

• Tijdens een live vergadering waarin meerdere mensen één microfoon delen.

• Tijdens een groepsvergadering met meerdere sprekers.

• Notion gebruiken in een browser of op de mobiele app.

Gebruik je Google Meet in Chrome? Installeer de Notion Meetings Add-on browserextensie om sprekerlabels te krijgen in je Google Meet-gesprekken, inclusief groepsvergaderingen (alleen desktop).

Gebruik je Zoom op een Mac? Je kunt ook de namen van sprekers in je Zoom-gesprekken zien, ook bij groepsvergaderingen. Schakel dit in de desktop-app van Notion in via Instellingen → Notulen → Voorkeuren. Geef Notion daarna de benodigde Mac-machtiging om sprekers van elkaar te onderscheiden.

Je vindt ook citaten in het /overzicht van je notulen. Beweeg de muis over een citaat om het fragment uit je transcript te zien waarnaar wordt verwezen. Je kunt ook op een citaat klikken om naar de bijbehorende regel in je transcript te springen.

AI-vergadernotities kunnen notities structureren op basis van het type vergadering dat je hebt, zoals een verkoopgesprek, standup-meeting of teamvergadering. Om te wijzigen hoe je AI-vergadernotities een /overzicht maken:

1. Ga naar Instructies onderaan het notulenblok.

2. Klik op het vervolgkeuzemenu om de instructies te wijzigen van Auto.

   • Instructiewijzigingen zijn alleen van toepassing op nieuwe opnames of wanneer je de transcriptie hervat. Klik op /overzicht opnieuw proberen om een bestaand overzicht bij te werken met nieuwe instructies.

Naast ingebouwde instructies kun je aangepaste /overzichtinstructies maken om de structuur van je vergaderoverzichten te definiëren. Aangepaste /overzichtinstructies toevoegen:

1. Ga naar Instructies onderaan het notulenblok.

2. Klik op het vervolgkeuzemenu om de indeling te wijzigen van Auto.

3. Klik op + Aangepaste instructies toevoegen.

4. Er wordt een sjabloonpagina geopend — bewerk deze om je gewenste structuur en instructies te definiëren.

5. Je aangepaste instructies verschijnen nu in de lijst met instructies en kunnen voor elke vergadering worden geselecteerd.

Delen en privacy voor aangepaste /overzichtinstructies

Aangepaste /overzichtinstructies zijn /standaard Privé — alleen jij kunt ze zien en gebruiken.

Als een notulenblok privé aangepaste /overzichtinstructies gebruikt, zien gebruikers die toegang hebben tot het notulenblok nog steeds hetzelfde /overzicht. De instelling Instructies toont echter hun eigen /standaardinstructies.

Gedeelde aangepaste /overzichtinstructies

Aangepaste /overzichtinstructies zijn /standaard Privé. Als iemand een instructiepagina met je deelt en je hebt toegang om deze te bekijken, kun je de pagina openen — maar deze verschijnt niet automatisch als optie in het vervolgkeuzemenu Instructies van je notulen totdat je deze toevoegt.

Voeg een gedeelde instructiepagina toe aan je eigen vergaderingen:

1. Open de gedeelde instructiepagina.

2. Klik bovenaan de pagina op + Toevoegen aan mijn instructies.

Als je een notulenblok opent waarin al een gedeelde instructiepagina is geselecteerd, zie je deze als de geselecteerde instructie, zelfs als je deze nog niet aan je lijst hebt toegevoegd.

Als je geen toegang hebt tot de geselecteerde instructiepagina, wordt je instelling Instructies standaard ingesteld op Auto.

Je kunt elke /overzichtinstructie — inclusief aangepaste — instellen als /standaard, zodat deze automatisch wordt toegepast op alle nieuwe vergaderingen.

1. Ga naar Instructies onderaan het notulenblok.

2. Klik op het vervolgkeuzemenu.

3. Beweeg de muis over de instructies die je als /standaard wilt gebruiken.

4. Klik op ••• → Instellen als standaard.

Skills zijn herbruikbare AI-acties die je met één klik kunt uitvoeren, zoals "praat me bij" tijdens een vergadering of "maak vervolgtaken" na afloop. Notion kan rechtstreeks bij je notulen skills voorstellen, zodat je naar aanleiding van een vergadering actie kunt ondernemen zonder elke keer dezelfde prompt opnieuw te typen. Skills voor notulen zijn beschikbaar op het web en in de desktop-app, maar niet in de mobiele app.

Voorgestelde Skills bekijken:

• Terwijl je vergadering wordt getranscribeerd, zie je tijdens de vergadering handige Skills in de notitie.

• Nadat je vergadersamenvatting klaar is, zie je Skills in de notitie om de vergadering af te ronden.

Je hoeft je Notion-agent niet te openen om ze te zien, maar het kan wel via het gezichtspictogram onder in de hoek van de notitie.

Een Skill kan tijdens vergaderingen, na vergaderingen of beide verschijnen, en elke lijst bevat maximaal 12 Skills. Elke Skill die je hebt toegevoegd verschijnt ook, met jouw eigen Skills eerst, gevolgd door de standaard-Skills van Notion.

Selecteer een voorgestelde Skill om deze uit te voeren. Om al je Skills te zien of een nieuwe te maken, open je je Notion-agent vanuit de notitie en selecteer je Skills beheren.

De ingebouwde vergader-Skills van Notion zijn onder andere:

• Tijdens een vergadering: Bijpraten, Vragen voorstellen en Besluiten samenvatten.

• Na een vergadering: Samenvatting gedetailleerder maken, Vervolgtaken maken en Actie-items voor mij voltooien.

Je kunt ook je eigen Skills maken voor zaken als een vervolg-e-mail, een Slack-samenvatting, een tl;dr, het archiveren van de notitie of het invullen van database-eigenschappen.

Om te kiezen welke Skills op je notulen verschijnen, ga je naar Bibliotheek → Skills, selecteer je ••• bij een Skill, vervolgens Skill tonen en schakel je Tijdens vergaderingen, Na vergaderingen of In de editor in. De knop Skills beheren in de agent van de notitie opent dezezelfde pagina.

Meer informatie over Skills →

Zodra het blok is geselecteerd, word je eraan herinnerd om je gebruik van AI-vergadernotities bekend te maken en toestemming te verkrijgen van alle deelnemers aan de vergadering voordat je verdergaat.

Om je te helpen toestemming te vragen, heb je een paar eenvoudige opties:

• /tekst: Klik op het schuifregelaarpictogram bovenaan het blok met AI-vergadernotities en beweeg de muis over Toestemming. Bewerk het toestemmingsbericht zoals je wilt en kopieer en plak het vervolgens in de chat van de conference call-app die je gebruikt.

• Spraak: Klik op 🔈 onderaan het blok met AI-vergadernotities voordat je begint met transcriberen. Hiermee wordt je toestemmingsbericht afgespeeld voor alle aanwezigen.

  • Je kunt de stem wijzigen door op het schuifregelaarpictogram bovenaan het blok met AI-vergadernotities te klikken en verschillende stemmen voor verschillende talen te selecteren. Notion gebruikt automatisch de taal van je vergadering om de juiste stem af te spelen.

• Zeg het hardop: Een simpel verzoek werkt ook. Je zou bijvoorbeeld kunnen vragen: "Vinden jullie het goed als ik deze vergadering opneem en transcribeer met Notion AI-vergadernotities?"

• In Google Meet: Als je de Notion Meetings Add-on browserextensie hebt, plaatst en maakt Notion automatisch een bericht vast in de Meet-chat wanneer je begint met transcriberen en toont een opname-indicator boven je camera. Iedereen in het gesprek, inclusief mensen die later deelnemen, kan zien dat de vergadering wordt getranscribeerd.

Je kunt ervoor kiezen om aan het begin van elke transcriptie automatisch een audiobericht af te laten spelen om anderen te laten weten dat je AI-vergadernotities gebruikt.

Als je eigenaar van een workspace bent: je kunt deze functie voor alle gebruikers in je workspace inschakelen via Instellingen → Notulen. Pas daar de instelling Toestemming afdwingen voor alle workspaceleden aan.

Als je een organisatie-eigenaar bent met het Enterprise-abonnement: je kunt dit toestemmingsbericht voor elke workspace in je organisatie instellen vanuit de organisatieconsole onder Beveiliging → Notion AI. Je kunt dit overlaten aan elke workspace, het standaard inschakelen of het overal verplicht stellen. Wanneer je het verplicht stelt, kunnen eigenaren van workspaces het niet uitschakelen voor hun workspace.

Als je in een workspace zit waar de eigenaar deze instelling heeft ingeschakeld: dan wordt het toestemmingsbericht afgespeeld telkens wanneer je AI-notulen gebruikt. Vergeet niet je luidsprekers te dempen en eventuele koptelefoons los te koppelen voordat je begint met transcriberen, zodat de deelnemers het toestemmingsbericht duidelijk kunnen horen.

Als je in een workspace zit waar het automatische toestemmingsbericht niet is ingeschakeld: dan kun je deze instelling zelf inschakelen. In het blok met notulen verschijnt een bericht waarin je wordt gevraagd een standaardoptie voor toestemming te kiezen:

• Zelf toestemming vragen: blijf handmatig toestemming vragen aan alle deelnemers

• Audio automatisch afspelen: laat het audio-toestemmingsbericht automatisch afspelen aan het begin van elke transcriptie

Dit bericht verdwijnt nadat je je standaardtoestemmingsoptie hebt geselecteerd. Je kunt je voorkeur op elk gewenst moment bijwerken:

• Ga naar Instellingen → Notulen en pas de optie Toestemmingsbericht automatisch afspelen bij start aan.

• Open het schuifregelaarmenu bovenaan het blok met AI-vergadernotities en werk de

  Toestemming automatisch afspelen-instelling daar bij.

Alle vergadernotities hebben hun eigen instellingen voor delen, ongeacht waar je ze maakt:

1. Open de vergadernotitie.

   • Als deze is ingesloten op een andere pagina, selecteer dan eerst Openen als pagina.

2. Selecteer Delen bovenaan de notitie om te kiezen wie deze kan openen.

Vergadernotities die zijn gemaakt via /meet zijn ingesloten op een pagina, maar je kunt ze uitvouwen tot een volledige pagina. Zo kun je de vergadernotitie los van de rest van de paginainhoud delen.

Wie toegang heeft tot je vergadernotities, hangt af van de instellingen voor delen en van waar ze zijn opgeslagen. Notities in een gedeelde database kunnen de toegangsrechten van die database overnemen. Je kunt ervoor kiezen om notities die zijn gemaakt op basis van een gebeurtenis in Notion Calendar automatisch te delen met deelnemers aan de vergadering die lid zijn van je workspace.

Ga hiervoor naar Instellingen → Notulen en schakel Automatisch delen met interne deelnemers aan agenda-afspraken in.

• Deelnemers aan de vergadering krijgen niet automatisch toegang. Ze hebben mogelijk nog steeds toegang via de database waarin de notitie is opgeslagen. Het uitschakelen van automatisch delen maakt notities in een gedeelde database niet privé.

• Nadat je AI-vergadernotities hebt aangemaakt vanuit een Notion-agenda-afspraak, zie je een optie om te "delen met deelnemers" als je toegang wilt verlenen.

• Je kunt altijd handmatig delen met de standaard deelinstellingen van Notion.

• Notulen die zijn aangemaakt vanuit Notion-agenda-invoerpunten (tabblad Vergaderingen, bureaubladmeldingen, agendakoptekst) worden automatisch gedeeld met deelnemers aan de vergadering die lid zijn van uw werkruimte.

• Deelnemers krijgen toegang om de notulen te bekijken en te bewerken.

• U kunt de deelinstellingen na het aanmaken nog steeds handmatig aanpassen.

Notulen kunnen worden opgeslagen in een vergaderdatabase, een database voor vergaderpagina's. Vergaderdatabases bevatten vergaderdetails zoals Titel, Datum en Deelnemers, plus de inhoud van de notulen, zoals een samenvatting, notities, een transcript en bedieningselementen voor opnamen.

Nieuwe losse notulen worden opgeslagen in je standaard vergaderdatabase, tenzij er een opslagregel geldt voor de agenda-afspraak. Als je er nog geen hebt, maakt Notion een privédatabase Mijn vergaderingen voor je aan. Je kunt je standaarddatabase wijzigen in de instellingen, tenzij je workspace een specifieke database vereist.

Gebruik het menu Opgeslagen in bij de notulen om ze te verplaatsen en kies een andere vergaderdatabase. Als je een database kiest die nog niet is ingesteld voor notulen, kan Notion vragen of je deze wilt omzetten in een vergaderdatabase. Bestaande pagina's in die database veranderen niet.

Voor terugkerende vergaderingen kun je toekomstige notulen uit dezelfde reeks afspraken in dezelfde database opslaan. Dit werkt via het tabblad Vergaderingen, agendameldingen en de Agenda-app wanneer je agenda is gekoppeld.

Wil je al je AI-notulen in één database opslaan zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden? Je standaarddatabase is de plek waar nieuwe pagina's met AI-notulen als eerste worden opgeslagen. Zo stel je een standaarddatabase in voor je notulen:

1. Ga naar Instellingen → Notulen.

2. Open het vervolgkeuzemenu naast Standaarddatabase voor vergaderingen.

3. Zoek en selecteer de database waarin je je AI-vergadernotities wilt opslaan.

De volgende keer dat je een nieuwe AI-vergadernotities-pagina aanmaakt (bijvoorbeeld vanuit een melding voor AI-vergadernotities), wordt de pagina automatisch aangemaakt in je standaarddatabase.

Als je nog geen standaarddatabase hebt gekozen, maakt Notion een privédatabase Mijn vergaderingen voor je aan. Je kunt notulen later naar een andere vergaderdatabase verplaatsen.

Zorg ervoor dat elke AI-vergadernotitiespagina in je database is gedeeld met de juiste mensen, zodat zij er toegang toe hebben.

Pagina's met notulen bevatten ingebouwde details: Titel, Datum en Deelnemers. Als je notulen zijn gekoppeld aan een agenda-afspraak, worden deze details automatisch ingevuld. In een database verschijnen ze als eigenschappen, zodat je notulen georganiseerd blijven zonder extra instellingen.

Als je eigenaar van een workspace bent, kun je één database kiezen waarin de nieuwe AI-notulen van iedereen in de workspace worden opgeslagen. Dan hoeft niemand zelf een standaarddatabase in te stellen. Dat is vooral handig als er nieuwe mensen bij je team komen.

1. Open de instellingen van je workspace en zoek Standaard vergaderdatabase voor workspace instellen.

2. Kies een database uit het menu. Dit is hetzelfde Opgeslagen in-menu dat je bij notulen gebruikt, maar zonder de optie + Nieuwe vergaderdatabase.

3. Als de database nog geen vergaderdatabase is, toont Notion het scherm Veranderen in een vergaderdatabase?. Bij het omzetten worden datum- en deelnemersvelden toegevoegd. Stel die dus in voordat je doorgaat.

4. Selecteer Standaard instellen in het vak Standaard vergaderdatabase voor workspace instellen?.

5. Na het opslaan zie je mogelijk een waarschuwing dat sommige leden geen notulen in deze database kunnen maken. Je kunt de wijziging toch doorvoeren. Zorg dat die leden pagina's in de database mogen maken, zodat ze notulen kunnen toevoegen.

Nadat je dit hebt bevestigd, wordt de standaardinstelling van elk lid bijgewerkt naar de database die je hebt gekozen en wordt bij hun instelling het label Ingesteld door workspace-beheerder weergegeven.

Dit geldt alleen voor nieuwe notulen. Eerder opgeslagen notulen blijven staan waar ze staan.

Als de eigenaar een standaard vergaderdatabase voor de workspace instelt, wordt die ook de standaard voor de leden. Bij hun instellingen staat dat de eigenaar de database heeft gekozen. Je kunt een andere vergaderdatabase kiezen, tenzij de eigenaar Deze database verplichten voor alle leden inschakelt.

De eigen instellingen voor delen van de database bepalen wie elke notitie kan openen. Het instellen van een standaarddatabase voor de workspace verandert niets aan wie de notities kan zien.

Mogelijk krijgt u een pop-up waarin u wordt gevraagd om Notion toegang te geven tot uw scherm en systeemaudio, zelfs nadat u al toegang hebt verleend. Soms kan het opnieuw instellen van deze machtigingen het probleem oplossen.

Oplossen

• Probeer andere applicaties en browsertabbladen te sluiten om geheugen vrij te maken en probeer het daarna opnieuw.

• Trek in de instellingen van je apparaat de toegang tot scherm- en systeemaudio voor Notion in. Sluit daarna Notion af, start je apparaat opnieuw op, open Notion en volg de aanwijzingen om toegang te verlenen.

• Zorg dat je de nieuwste versie van de Notion-desktopapp hebt. Zo niet, upgraden naar de nieuwste versie en kijk of dat het probleem oplost.

Afhankelijk van de versie van je besturingssysteem of de Notion-app die je gebruikt, werken AI-vergadernotities mogelijk niet goed en krijg je wellicht een foutmelding dat de functie niet kon worden gestart.

Oplossen

• Als je een Mac-apparaat gebruikt, zorg dan dat je macOS 13 of nieuwer gebruikt.

• Als je een Windows-apparaat gebruikt, zorg dan dat je de nieuwste versie hebt.

• Zorg dat je de nieuwste versie van de Notion-app hebt.

• Herlaad je pagina of start de app opnieuw op.

Als je AI-vergadernotities niet in je slash-menu ziet, is het mogelijk dat AI-vergadernotities zijn uitgeschakeld voor je werkruimte.

Oplossen

• Als je eigenaar van een workspace bent, ga je naar Instellingen → Notulen en schakel je AI-notulen in.

• Als je geen werkruimte-eigenaar bent, neem contact op met je werkruimte-eigenaar en vraag of die AI-vergadernotities voor je werkruimte kan inschakelen.

Oplossen

• Zorg dat je de nieuwste versie van de mobiele Notion-app hebt.

• Sluit de Notion-app volledig af. Open deze daarna opnieuw en probeer het opnieuw.

• Controleer of je abonnement AI-vergadernotities bevat. Het is beschikbaar voor Business- en Enterprise-abonnementen, en voor in aanmerking komende mobiele abonnementen waar Notion AI bij is inbegrepen.

• Probeer een vergadernotitie te starten op een andere pagina. Als het daar wel werkt, is het probleem mogelijk specifiek voor de oorspronkelijke pagina.

• Als het probleem aanhoudt, verwijder dan de Notion-app van je apparaat en installeer deze opnieuw vanuit de App Store of Google Play. Dit lost dergelijke problemen vaak op. Je pagina's en notities worden opgeslagen in je account, dus je raakt ze niet kwijt wanneer je de app verwijdert.

Als het op sommige apparaten wel werkt, maar op één ervan niet

Soms werken AI-vergadernotities wel op je andere apparaten, zoals je computer of je telefoon, maar werken ze niet op één specifiek apparaat, zoals een iPad, zelfs niet met dezelfde app-versie. Opnieuw installeren lost dit niet altijd op. Wanneer dat gebeurt:

• Noteer het exacte model van het apparaat en de versie van het besturingssysteem (bijvoorbeeld een 11-inch iPad Air M2 op iPadOS 26.1).

• Controleer je Notion-appversie en of dit de nieuwste versie is die beschikbaar is voor dat apparaat.

• Contact opnemen met support en deel deze details, samen met de pagina waar je de foutmelding kreeg, zodat het team het apparaatspecifieke probleem kan onderzoeken.

Soms bevat een transcript woorden die niet zijn uitgesproken, of wordt er verkeerd begrepen wat er is gezegd. Dit komt meestal door een van de volgende twee dingen:

• Onvoldoende audio om mee te werken. Wanneer er heel weinig spraak in de opname zit, kan Notion AI delen ervan verkeerd interpreteren.

• Slechte audiokwaliteit. Achtergrondgeluid of een microfoon van lage kwaliteit kan het moeilijk maken om spraak nauwkeurig te transcriberen.

Verbeteren

• Neem op in een stille ruimte en gebruik waar mogelijk een goede microfoon.

• Zorg ervoor dat sprekers dicht genoeg bij de microfoon staan.

• Gebruik voor virtuele gesprekken de desktop-app, zodat Notion systeemaudio direct kan opvangen in plaats van te vertrouwen op een ruimtemicrofoon.

Help ons bij het onderzoeken van een slecht transcript

• Schakel audio-opslag in door naar Settings → Notion AI → AI Meeting Notes te gaan en de instelling voor het opslaan van vergaderaudio in te schakelen. Start Notion opnieuw op nadat je dit hebt ingeschakeld.

• Wanneer je contact opneemt met support over een transcriptieprobleem, deel dan het opgeslagen audiobestand zodat het team de audiokwaliteit en spraakhelderheid kan beoordelen.

Als je bedrijf een virtueel bureaublad (soms VDI genoemd) gebruikt, vangt Notion mogelijk alleen de geluiden op die je microfoon oppikt.

Hoe los je het op:

• Jij of je IT-team kan de plug-in van Notion installeren op de lokale machine (thin client). Download deze op

  notion.com/desktop/windows-dvc-client/download.

• De plug-in stuurt de systeemaudio van je lokale machine via je bestaande externe bureaubladverbinding (RDP) door naar Notion dat op je virtuele bureaublad draait, zodat AI-vergadernotities alle kanten van het gesprek opvangt.

• De plug-in werkt zichzelf automatisch bij en is ondertekend met het beveiligingscertificaat van Notion, net als de reguliere Notion-app.

AI-vergadernotities worden nog krachtiger met Notion Calendar. Maak, organiseer en deel AI-vergadernotities zodat je betrokken kunt blijven bij vergaderingen en je team op één lijn kunt houden. Zodra je klaar bent, heb je eenvoudig toegang tot het /overzicht direct vanuit de gebeurtenis.

Om AI-vergadernotities voor de eerste keer aan Notion Calendar te koppelen, heb je drie opties:

In je zijbalk in Notion

1. Open je zijbalk

2. Selecteer Vergaderingen

3. Klik op Je agenda koppelen

4. Kies je agendaprovider → je browser wordt geopend en leidt je door het proces om je agenda te koppelen.

In het blok met AI-vergadernotities:

1. Open een pagina met je blok met AI-vergadernotities

2. Klik op het Instellingen-pictogram bovenaan een blok met AI-vergadernotities

3. Kies KoppelenAgenda.

   • Als je die optie niet ziet, betekent dit dat je werkruimte al is gekoppeld aan Notion Calendar.

In Notion Calendar:

1. Klik bovenaan Notion Calendar op je profielpictogram → Instellingen.

2. Kies onder Notion workspaces → je workspace.

3. Kies je Standaarddatabase voor vergaderingen. We raden aan om een specifieke database voor vergadernotities te gebruiken.

Zodra je bent gekoppeld, kun je direct vanuit een evenement in Notion Calendar AI-vergadernotities maken, openen en beheren. Afhankelijk van het evenement en je instellingen zie je verschillende opties om notities toe te voegen, een transcriptie te starten of een samenvatting te bekijken.

• AI-vergadernotitie: Als een evenement nog geen deelnemers, conference call of gekoppelde notitie heeft, gebruik dan de optie AI-vergadernotitie in het evenement om aan de slag te gaan. Hiermee kun je een nieuwe vergadernotitie maken of een bestaande Notion-pagina koppelen.

• Vergadernotitie toevoegen: Als een evenement deelnemers of een conference call heeft, maar nog geen vergadernotitie (en de vergadering is nog niet begonnen), zie je Vergadernotitie toevoegen. Hiermee wordt een gekoppelde vergadernotitie gemaakt op basis van je opgeslagen voorkeuren, die vervolgens in Notion wordt geopend zodat je deze kunt bewerken.

• Vergadernotitie openen: Als er al een vergadernotitie is gekoppeld, zie je Vergadernotitie openen. Selecteer deze om de vergadernotitie te openen en aan de slag te gaan.

• Deelnemen en transcriberen: Vanaf 15 minuten voor een Gebeurtenis zie je mogelijk Deelnemen en transcriberen in je Gebeurtenis (afhankelijk van je instellingen). Hiermee wordt de gekoppelde pagina met Meeting notes geopend of er een gemaakt binnen je Notion workspace.

• Vergadering transcriberen: Als een Gebeurtenis geen vergadergegevens bevat, zie je Vergadering transcriberen in plaats van Deelnemen en transcriberen.

• /overzicht: Na de vergadering kun je het /overzicht van de AI-vergadernotities bekijken door op /overzicht te klikken

.

Ga naar Instellingen → Notulen om je AI-notulen op één plek te beheren. Hier zie je je aankomende vergaderingen en eerdere AI-notulen.

Bereid je in dit gedeelte voor op je komende vergaderingen. Je kunt in één oogopslag zien welke vergaderingen eraan komen, je AI-vergadernotities vooraf voorbereiden en direct vanaf hier je transcriptie starten.

Je kunt met je muis over een komende vergadering bewegen en:

• Snel Deelnemen aan vergadering zonder Notion te hoeven verlaten.

• Vergadernotitie maken op een specifieke pagina of database in je workspace. Voordat de vergadering begint, kun je de AI-vergadernotities vooraf aanmaken en eventuele Notities of agendapunten toevoegen vóór de vergadering. Zodra de vergadering begint, kun je eenvoudig de AI-vergadernotities openen en direct beginnen met transcriberen.

In het Vergaderingen-tabblad kun je ook een geconsolideerd /overzicht van al je notulen zien. De /lijstweergave in je Vergaderingen-tabblad verschilt van je /standaard database voor het opslaan van AI-vergadernotities — het toont je notulen die je hebt gemaakt, evenals notulen die zijn gekoppeld aan agenda-Gebeurtenissen die je hebt bijgewoond, ongeacht waar die notulen in je workspace zijn opgeslagen. Hierdoor kun je snel alle Notities vinden die je nodig hebt.

Hier kun je je notities filteren, sorteren en doorzoeken. Je kunt ze ook eenvoudig hernoemen en openen.

Je kunt ook het schuifmenu bovenaan de lijst openen om de weergave-instellingen aan te passen. Bijvoorbeeld, je kunt kiezen welke eigenschappen zichtbaar zijn of aanpassen hoe je AI-vergadernotities worden gegroepeerd.

Selecteer Nieuw bovenaan de lijstweergave om nieuwe AI-vergadernotities te maken.

Wil je het tabblad Vergaderingen niet in je Notion-zijbalk zien? Ga dan naar Instellingen → Notulen en schakel Tabblad Vergaderingen verbergen in.

Hieronder vind je algemene informatie over de wet- en regelgeving met betrekking tot transcripties, evenals enkele best practices om te overwegen bij het inschakelen van AI-vergadernotities.

In de Verenigde Staten vereisen bepaalde wetten toestemming van ten minste een van de deelnemers voordat een gesprek wordt opgenomen of getranscribeerd. Andere vereisen dat je toestemming verkrijgt van elke deelnemer voordat je een gesprek opneemt of transcribeert.

Buiten de Verenigde Staten, zoals in de Europese Unie, zijn er soortgelijke wetten die toestemming van deelnemers vereisen voordat een gesprek wordt opgenomen of getranscribeerd.

Naast toestemmingsvereisten kunnen er ook wetten zijn die bepalen hoe je je gespreksopnames of transcripties gebruikt, openbaar maakt en beveiligt. Deze wetten kunnen variëren afhankelijk van waar je deelnemers zich bevinden, de zakelijke sector en industriestandaarden.

Toestemming verkrijgen

Het bepalen welke toestemmingswetten van toepassing zijn, kan ingewikkeld zijn wanneer deelnemers aan een vergadering zich in meerdere staten of landen bevinden, of als je niet zeker bent van de locatie van een of meer deelnemers. Wij raden aan om te voldoen aan de strengste toestemmingswetten en altijd toestemming te verkrijgen van alle deelnemers voordat je AI-vergadernotities gebruikt om een vergadering te transcriberen.

Enkele andere best practices

• Leg deelnemers duidelijk uit dat je het gesprek zult transcriberen met behulp van een externe aanbieder (bijv. Notion AI Meeting Notes).

• Houd adequate gegevens bij van hoe je toestemming hebt verkregen.

• Respecteer de keuze van een deelnemer om niet te worden getranscribeerd.

• Als er nieuwe deelnemers aan een gesprek deelnemen nadat de transcriptie is begonnen, stop dan en vraag toestemming aan de nieuwe deelnemers voordat je doorgaat.

• Maak aan je gebruikers duidelijk hoe je van plan bent opnames en transcripties (of enige informatie die daarvan is afgeleid) te gebruiken en/of te delen.

• Zorg ervoor dat je opnames en transcripties alleen gebruikt en deelt op een manier die consistent is met wat je aan je gebruikers hebt verteld en met alle toepasselijke wetgeving.

• Bewaar opnames en transcripties alleen zolang als je ze nodig hebt.

AI Meeting Notes biedt manieren om je gebruik van de functie bekend te maken en toestemming te verkrijgen van vergaderdeelnemers, waarover je hier meer kunt lezen, maar houd er rekening mee dat dit slechts enkele voorbeelden zijn van hoe je toestemming kunt verkrijgen.

AI-vergadernotities schakelt subverwerkers in (OpenAI, Anthropic, Fireworks, Baseten Labs, Inc., X.AI LLC en AssemblyAI Inc.) om de vergadering op te nemen, het /audio te verwerken tot een transcriptie en vervolgens inzichten te produceren, zoals een /overzicht, actie-items, deelnemers aan het gesprek en meer.

Wanneer je AI Meeting Notes in de Notion app of browser gebruikt, wordt het audiobestand rechtstreeks naar onze subverwerkers gestuurd voor realtime transcriptie. Subverwerkers slaan geen audio op. Een tijdelijke kopie van de audio wordt tijdens de sessie lokaal op je apparaat opgeslagen. Als realtime verwerking mislukt, wordt de lokaal opgeslagen audio geüpload naar de servers van Notion en naar onze subverwerkers gestuurd om de transcriptie opnieuw te proberen. Geüploade audio wordt door Notion maximaal 3 dagen bewaard om de verwerking opnieuw te proberen. De lokale kopie van de audio wordt verwijderd na succesvolle verwerking of binnen 24 uur, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.

Wanneer je AI Meeting Notes in de Notion mobiele app gebruikt, wordt het audiobestand geüpload naar de servers van Notion en naar onze subverwerkers gestuurd om een transcriptie te genereren. Subverwerkers slaan geen audio op. Een tijdelijke kopie van de audio wordt tijdens de sessie lokaal op je apparaat opgeslagen. Na succesvolle verwerking wordt de geüploade audio direct verwijderd en de lokale kopie op je apparaat wordt binnen 1 dag verwijderd. Als de verwerking mislukt, wordt de geüploade audio maximaal 3 dagen door Notion bewaard en de lokale kopie maximaal 1 week op je apparaat bewaard om de verwerking opnieuw te proberen.

Notion biedt je de optie om je eigen audio of video te uploaden voor transcriptie door AI-vergadernotities. Je kunt een bestand rechtstreeks uploaden naar een AI-vergadernotities-blok, of uploaden via /audio of /video en die upload omzetten in een AI-vergadernotities-blok. In tegenstelling tot een live-opname wordt een geüpload bestand opgeslagen op de servers van Notion. Een geüpload bestand wordt verwijderd wanneer je het verwijdert uit het AI-vergadernotities-blok door op het schuifregelaarpictogram te klikken → Audio verwijderen of Video verwijderen, of wanneer de pagina die het blok bevat wordt verwijderd (zodra de pagina is verwijderd, volgt deze de instellingen voor gegevensbewaring van je workspace).

Als je eigenaar van een workspace bent en niet wilt dat leden de functie voor AI-notulen gebruiken, kun je die op elk moment uitschakelen. Ga naar Instellingen → Notulen en schakel Notulen inschakelen voor workspace uit.

Lokale kopieën van opgenomen vergaderaudio zijn beschikbaar voor jou als je AI Meeting Notes start (de "opnemer"). De 10 meest recent opgenomen audiobestanden van vergaderingen worden opgeslagen op je lokale apparaat en zijn beschikbaar om te downloaden. Alleen jij kunt een lokaal opgeslagen audiobestand downloaden.

Deze functie staat standaard uit voor alle abonnementen. Wil je lokale audio-opslag beschikbaar maken voor je gebruikers? Ga dan naar Instellingen → Notulen en schakel Audio lokaal opslaan in.

Een transcriptie kan op twee manieren worden verwijderd:

• Direct in het AI Meeting Notes-blok, door op het schuifregelaarpictogram te klikken → Transcriptie verwijderen. Hiermee wordt ook de bijbehorende lokaal opgeslagen audio van het apparaat van de opnemer verwijderd.

• Door de bovenliggende pagina te verwijderen waar het AI-vergadernotities-blok staat. Zodra de pagina is verwijderd, volgt deze de instellingen voor gegevensretentie van je workspace.

Eigenaren van workspaces met een Enterprise-abonnement kunnen instellen dat transcripties automatisch worden verwijderd. Ga naar Instellingen → Notulen en stel een verwijderingsschema in bij Automatische transcriptverwijdering. Samenvattingen en notities blijven in de AI-notulenblokken in je workspace staan, maar transcripties worden volgens het gekozen schema automatisch verwijderd. Transcripties op pagina's waarvoor een juridische bewaarplicht geldt, worden niet automatisch verwijderd.

Je kunt ervoor kiezen om audio-opnames op het lokale apparaat van de opnemer op te slaan. De opnemer kan lokaal opgeslagen audio op elk gewenst moment van dit apparaat verwijderen door op het schuifregelaarpictogram in het AI-vergadernotities-blok te klikken, met de muis over Audio-opnames te zweven en Opnames verwijderen te selecteren. Hiermee worden alle opnames voor dat specifieke AI-vergadernotities-blok verwijderd.

Als je als eigenaar van een Enterprise-abonnement-workspace zowel Automatische transcriptverwijdering als Audio lokaal opslaan in je instellingen hebt ingeschakeld, volgen de lokale audio-opnamen het automatische verwijderingsschema voor transcripties. Wanneer een transcriptie wordt verwijderd volgens dat schema, worden ook de bijbehorende audio-opnamen, die op je lokale apparaat zijn opgeslagen, verwijderd. Als je instelt dat transcripties direct na het genereren van de samenvatting van de AI-vergadernotities worden verwijderd, wordt er geen audio lokaal op je apparaat opgeslagen.