Agents koppelen aan Google Drive (bèta)

Je kunt je Notion-agent of Aangepaste agenten koppelen aan Google Drive zodat ze in realtime bestanden kunnen zoeken, lezen, schrijven en bijwerken.

Deze koppeling hoort bij degene die deze heeft ingesteld. Wanneer je agent Google Drive gebruikt, controleert deze je Drive in realtime. Notion slaat niets op en indexeert niets. De agent heeft alleen toegang tot bestanden waarvan je de eigenaar bent, bestanden die met je zijn gedeeld en gedeelde drives waartoe je toegang hebt.

• Zorg ervoor dat je kunt inloggen op het Google-account dat je wilt gebruiken.

• Je moet lid zijn van een workspace (geen gast) en Notion AI moet zijn ingeschakeld voor je workspace.

• De eigenaar van je Google Workspace moet Aangepaste agenten voor Drive mogelijk goedkeuren voordat je kunt koppelen. Als Google Drive niet is goedgekeurd voor je workspace, vraag dan een workspace-eigenaar om dit goed te keuren. Wanneer een workspace-eigenaar een koppeling maakt, wordt Google Drive automatisch goedgekeurd voor de workspace.

• Doe een review van de machtigingen die Google toont voordat je toegang verleent.

• Als je workspace bepaalt welke koppelingen zijn toegestaan, moet een workspace-eigenaar Google Drive mogelijk inschakelen voor Aangepaste agenten.

• Het koppelen van Aangepaste agenten aan Google Drive is anders dan de Notion AI Google Drive-connector die bedoeld is voor de Notion-agent.

Er zijn twee manieren om Google Drive te koppelen. Je kunt je Google-account eenmalig koppelen via je instellingen en dit vervolgens toevoegen aan elke agent. Of je kunt Google Drive toevoegen terwijl je in een specifieke agent werkt.

Koppelen via je instellingen

Dit is de snelste manier als je hetzelfde Google-account voor meer dan één agent wilt gebruiken.

1. Ga naar Instellingen → Koppelingen.

2. Select Google Drive.

3. Select Je account → Je Google Drive-account koppelen.

4. Kies Limited toegang of Volledige toegang en select vervolgens Koppelen.

5. Lees de herinnering en select vervolgens Doorgaan naar Google.

6. Log in met het Google-account dat je wilt gebruiken.

7. Vink op het volgende Google-scherm elk Drive-vakje aan. Als je een vakje niet aanvinkt, kunnen je agents niet worden uitgevoerd.

Je Google-account is nu gekoppeld aan Notion. Je kunt Google Drive toevoegen aan elke Aangepaste agent via de instellingen voor Tools en toegang.

Koppelen vanuit een agent

1. Open de Aangepaste agent die je wilt bijwerken.

   • Notion-agent gebruikt het Google-account dat je koppelt in

     Instellingen → Koppelingen. Je hoeft niets extra's in te stellen in Notion-agent.

2. Ga naar Instellingen → Tools en toegang van de agent.

3. Select + Koppeling toevoegen → Google Drive.

4. Volg de stappen om in te loggen bij Google en toegang te verlenen. Vink op het volgende Google-scherm elk Drive-vakje aan. Als je een vakje niet aanvinkt, kunnen je agents niet worden uitgevoerd.

   • Optioneel: kies specifieke gedeelde drives of mappen om te beperken waartoe de agent toegang heeft.

5. Select Opslaan.

Zodra je Google Drive hebt gekoppeld, kun je precies kiezen waartoe je agent toegang heeft. Kies in de instellingen voor Tools en toegang de specifieke Drive-bestanden of -mappen die de agent moet kunnen bekijken en/of bewerken.

Vermeld voor de hoogste kwaliteit Google Drive in de instructies van je Aangepaste agent of in je prompt aan Notion-agent wanneer je wilt dat deze Drive-bestanden doorzoekt of bijwerkt.

Wanneer je Google Drive toevoegt, kies je wat de agent allemaal kan doen. Je kunt dit later wijzigen.

• Limited toegang: je agent kan alle bestanden lezen die de gebruiker kan lezen, maar kan alleen bestanden bewerken die de agent zelf heeft gemaakt of die de gebruiker heeft geselecteerd.

• Volledige toegang: je agent neemt de bestaande Drive-rechten van de gebruiker over. De agent kan alle bestanden lezen en bewerken die de gebruiker kan lezen en bewerken.

Je toegangsniveau geldt voor al je agents. Wil je dit wijzigen, koppel Google Drive dan opnieuw en kies Drive-toegang bijwerken. Notion-agent gebruikt altijd Volledige toegang. Gebruik de instellingen voor Tools en toegang om een Aangepaste agent te beperken tot specifieke bestanden of mappen.

Google vraagt je om toegang goed te keuren: Dit is de normale installatieprocedure. Kies het Google-account dat je wilt, doe een review van wat er wordt gevraagd en ga door. Vervolgens toont Google de Drive-machtigingen voor het toegangsniveau dat je hebt gekozen. Je bent verbonden zodra Notion aangeeft dat Google Drive is gekoppeld.

Mogelijk is een review door een beheerder niet nodig: Veel Google Workspaces laten mensen zelf nieuwe apps koppelen. Als je beheerder geen speciale regel heeft ingesteld voor Custom Agents For Drive, kun je mogelijk direct koppelen. Zodra een beheerder een regel voor de app instelt, is die regel leidend.

Notion zegt 'Gekoppeld', maar je hebt geen Google-inlogscherm gezien: Notion hergebruikt mogelijk een Google Drive-koppeling die je eerder hebt ingesteld. Dat is normaal zolang de koppeling werkt. Als Notion het verkeerde Google-account gebruikt of Drive niet werkt, verwijder Google Drive dan onder Tools en toegang. Koppel Google Drive vervolgens opnieuw en kies het gewenste account.

Je kunt Google Drive verwijderen van elke agent die het gebruikt, of van slechts één agent.

Je account verwijderen van alle agents

Hiermee wordt je Google-account losgekoppeld van elke agent die het gebruikte.

• Ga naar Instellingen → Koppelingen en Select vervolgens Google Drive.

• Select Je account.

• Select Loskoppelen naast je gekoppelde account en bevestig.

Google Drive verwijderen van één agent

1. Open de agent en ga naar Tools en toegang.

2. Select de drie puntjes naast de Google Drive-koppeling.

3. Select Loskoppelen.

Wanneer je een Aangepaste agent koppelt aan Google Drive, kun je een trigger instellen zodat de agent Google Drive controleert op wijzigingen. Wijs hiervoor een map of een Drive-link aan en kies hoe vaak de agent moet controleren. Als er iets verandert, merkt de agent dat op en wordt deze uitgevoerd. Je kunt een map of een gedeelde drive in de gaten houden. Alleen bestanden die direct in de map staan, worden gecontroleerd. Wijzigingen in submappen activeren de agent niet en je kunt niet je volledige My Drive. in de gaten houden.

Probeer een van deze prompts om de koppeling van je agent met Google Drive te testen:

• “Zoek in Google Drive naar ‘roadmap’ en vertel me wat je vindt.”

• “Maak een Google Doc genaamd ‘Weekly recap’ met een korte samenvatting van deze week.”

Zodra je agent is gekoppeld aan Google Drive, kan die:

• Zoeken in de Google Docs, Sheets en Slides waartoe je toegang hebt.

• Bestaande Google Docs, Sheets en Slides bewerken, afhankelijk van de toegang die je verleent. Voor andere bestanden, zoals pdf's of Word-documenten, kan je agent een bijgewerkte versie als nieuw bestand opslaan.

• Bestanden kopiëren, verplaatsen, hernoemen en naar de Prullenbak verplaatsen.

• Bestandsinhoud in realtime lezen en samenvatten.

• De tekst van een pdf lezen.

• Nieuwe documenten, spreadsheets, presentaties en mappen maken.

• Actie ondernemen op basis van een trigger wanneer bestanden worden bijgewerkt.

Bestandstypen waarmee je agent kan werken

Je agent kan Google Docs, Sheets en Slides lezen, net als pdf's, Word-, Excel-, PowerPoint- en csv-bestanden en bestanden met tekst, waaronder HTML-, JSON-, XML- en YAML-bestanden. Geüploade bestanden, zoals pdf's en Office-bestanden, mogen maximaal 10 MB groot zijn. Bij heel grote Google Docs, Sheets of Slides leest je agent mogelijk maar een deel van het bestand tegelijk.

Je agent kan geen Google Drawings, Google Maps, Google Forms, afbeeldingen, video's, audio of zipbestanden lezen. Als je de agent naar een van deze bestanden verwijst, laat die weten dat het bestand niet kan worden geopend. Bij Google Drawings en andere Google-bestandstypen vraagt de agent je om het bestand in Google Drive te openen.

Je agent heeft alleen toegang tot bestanden en mappen waartoe het gekoppelde Google-account toegang heeft. Als dat Google-account de toegang tot een bestand of map verliest, geldt dat ook voor de agent.

Bewerkers kunnen de Google Drive-koppeling van een Aangepaste agent verwijderen. Alleen degene die de agent aan Google Drive heeft gekoppeld, kan de toegang uitbreiden, bijvoorbeeld door meer mappen toe te voegen.

Geef je Aangepaste agent bij voorkeur alleen toegang tot de gedeelde drives of mappen die de agent nodig heeft. Zo blijft de agent gefocust en beperk je de risico's.

Iedereen met toegang tot een gedeelde Aangepaste agent kan de gekoppelde Google Drive doorzoeken.

• Aan meer dan één Google-account per agent koppelen.

• Deze verbinding werkt alleen met bestanden in je Google Workspace. Als een bestand wordt gedeeld vanuit een andere Google Workspace, heeft de Aangepaste agent er geen toegang toe.

• Als de Aangepaste agent wordt gedeeld, kan iedereen die de agent kan gebruiken ook de Drive doorzoeken waaraan de agent is gekoppeld.

‘De beheerder van je instelling moet een review van deze app uitvoeren’

Dit zie je als je organisatie een of meer machtigingen die de app nodig heeft niet heeft goedgekeurd. Alleen een beheerder kan dit oplossen.

1. Select Request access.

2. Je Google Workspace-beheerder ontvangt het verzoek onder Apps pending review.

3. Probeer opnieuw te koppelen nadat je beheerder de app en alle benodigde machtigingen heeft goedgekeurd.

"Toegang geblokkeerd: Autorisatiefout"

Dit zie je als je beheerder de app voor je account of je groep heeft geblokkeerd. Neem contact op met je Google Workspace-beheerder. Die moet Custom Agents For Drive voor je groep toestaan voordat je kunt koppelen.

Het werkte voorheen wel, maar nu niet meer

Je Google-toegang is mogelijk verlopen of uitgeschakeld, of je beheerder heeft misschien een regel gewijzigd.

1. Koppel Google Drive opnieuw onder Tools & access.

2. Als Google aangeeft dat je beheerder de toegang heeft geblokkeerd, neem dan contact op met je Workspace-beheerder.

3. Als Google je wel toegang geeft maar Notion nog steeds geen verbinding kan maken, neem dan contact op met Notion-support en deel de foutmelding die je ziet.

Als je iemand wilt laten koppelen, sta je Custom Agents For Drive toe voor de groep van die persoon en keur je alle Google-machtigingen goed die voor het toegangsniveau nodig zijn.

Hoe Google bepaalt welke apps mensen kunnen koppelen

In de Admin-console kun je onder API controls → Settings → Unconfigured third-party apps instellen of mensen zelf nieuwe apps kunnen koppelen. Met de standaardinstelling kunnen ze Custom Agents For Drive zonder je review koppelen, zolang je er geen aparte regel voor hebt ingesteld.

De andere instellingen staan alleen basisgegevens voor aanmelden met Google toe of blokkeren alle nieuwe apps. Regels die je voor een specifieke app instelt, hebben voorrang op de standaardinstelling. Gasten worden via hun eigen groep beheerd.

Deze instelling heeft betrekking op de toegang tot het aanmelden bij apps. Installaties vanuit de Google Workspace Marketplace worden afzonderlijk beheerd.

Notion Agents For Drive instellen

Door de app zelf in te stellen, kunnen mensen deze koppelen, zelfs wanneer nieuwe apps beperkt zijn tot basisaanmelding of geblokkeerd zijn.

1. Open Beheerdersconsole → Beveiliging → Toegang en gegevensbeheer → API-beheer → App-toegangsbeheer.

2. Open Geconfigureerde apps en selecteer vervolgens Nieuwe app configureren.

3. Zoek met deze exacte OAuth-client-ID:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. Kies de groepen waarvan de leden moeten kunnen koppelen.

5. Kies Vertrouwd om elke machtiging toe te staan waar de app om vraagt, of kies Specifieke Google-gegevens en voeg elke Drive- en Google-aanmeldingsmachtiging toe die de verbinding nodig heeft.

6. Review je keuzes en selecteer Voltooien.

7. Vraag de persoon om opnieuw te koppelen nadat de wijziging van kracht is geworden.

Een app-verzoek reviewen

Controleer het volgende wanneer je een verzoek reviewt:

• De app is Custom Agents For Drive.

• De app is toegestaan voor de groep van de persoon.

• Elke Drive- en Google-aanmeldingsmachtiging is goedgekeurd.

• Een subgroepregel blokkeert deze niet stilletjes.

Selecteer voor Specifieke Google-gegevens elke machtiging waar de verbinding om vraagt.

Wijzigingen in Google Workspace kunnen even duren. Vraag de persoon om opnieuw te koppelen nadat de wijziging is doorgevoerd.