Gardez une trace parfaite de vos réunions avec les notes de réunion avec l’IA

Vous avez déjà connu ça : une réunion se termine et vous regardez vos notes griffonnées en essayant de reconstituer tous les échanges. Quand les réunions s’enchaînent, prendre des notes de manière efficace s’apparente à un travail à temps plein. Les notes prises à la hâte se perdent souvent dans la masse, sans les détails essentiels qu’on était sûr de retenir. Les réunions efficaces devraient faire avancer les choses, mais le temps nécessaire pour bien les documenter devient souvent un frein à la productivité.

Découvrez les notes de réunion avec l’IA de Notion, votre allié au quotidien pour améliorer les résultats de vos réunions. Intégrées directement à votre espace de travail, elles se chargent de la prise de notes afin que vous puissiez participer pleinement aux échanges.

Dans ce guide, nous allons vous aider à :

• Démarrer avec les Notes d’IA

• Optimiser vos réunions grâce à des conseils et astuces simples

• Laisser l’IA gérer les tâches post-réunion pendant que vous vous concentrez sur ce qui compte vraiment

Les notes de réunion avec l’IA sont intégrées directement dans Notion, vous évitant ainsi de jongler avec des outils de transcription distincts qui ne sont pas connectés au reste de votre travail. Vous pouvez prendre des notes de réunion de deux manières :

• En tant que bloc à l’intérieur d’une page. Vos notes se trouvent à côté du reste du contenu de la page, comme un document de projet ou un ordre du jour.

• En tant que page à part entière. Vos notes constituent une page Notion complète que vous pouvez partager séparément, stocker dans une base de données et retrouver n’importe où dans votre espace de travail.

Pour commencer, tapez simplement /notes ou cliquez sur la pastille Meet en bas d’une nouvelle page Notion. Cette action ajoute des notes de réunion sous forme de bloc. Lorsque vous démarrez des notes à partir d’une notification de réunion, du menu de création ou de l’onglet Réunions dans votre barre latérale, Notion les crée sous forme de page à part entière. Les notes de réunion créées à partir de /notes sont intégrées à la page, mais vous pouvez les agrandir en pleine page et partager les notes de réunion séparément du reste de la page.

Pour plus de détails, découvrez comment prendre des notes de réunion avec l’IA dans Notion →

Nous vous recommandons d’ajouter les notes de réunion avec l’IA à vos modèles de base de données pour que la prise de notes soit lancée automatiquement lors de vos réunions récurrentes, comme les entretiens individuels, les stand-ups et les points d’équipe. En savoir plus ici.

Les notes de réunion avec l’IA se configurent rapidement et s’adaptent à votre façon de travailler, quel que soit l’endroit où vous travaillez. Quand vous connectez Notion Calendar à votre espace de travail, toutes vos réunions s’affichent directement dans la page d’accueil de Notion. Vous accédez ainsi aux réunions, à leurs détails et à vos notes sans quitter Notion.

Voici comment procéder :

• Accédez à vos notes de réunion de n’importe où : que vous vous dépêchiez d’aller assister à votre prochain appel ou profitiez d’un moment entre deux réunions pour rattraper votre retard, les notes de réunion avec l’IA sont disponibles dans la page d’accueil de Notion, tout comme votre emploi du temps. Par exemple, si vous avez oublié d’ajouter les notes de réunion avec l’IA à votre événement, vous pouvez toujours les lancer depuis la barre des menus en haut de votre écran pendant un appel Zoom.

• Choisissez où enregistrer vos notes : dans les paramètres de Notion Calendar, définissez un emplacement par défaut pour les nouvelles notes de réunion, comme une base de données dédiée aux réunions. Ainsi, chaque conversation est automatiquement enregistrée au même endroit et reste facile à retrouver.

• Les pages de notes de réunion comportent des informations intégrées :Titre, Date et Participant·es. Si votre note est liée à un événement du calendrier, ces informations sont remplies automatiquement et apparaissent sous forme de propriétés dans votre base de données, afin que vos notes restent organisées sans configuration supplémentaire. Si vous n’avez pas encore de base de données de réunions par défaut, Notion crée pour vous une base de données privée intitulée Mes réunions. Vous pouvez déplacer une note vers une autre base de données de réunions lorsqu’elle concerne une équipe ou un projet.

• Ajoutez les notes de réunion avec l’IA à n’importe quel événement : lors de la création d’un événement dans le calendrier, utilisez la section Notes d’IA et documents pour joindre une page de notes. Pour les pages existantes, cliquez sur l’icône du microphone pour les transformer en notes de réunion. L’IA ajoutera aussitôt le bloc de prise de notes en haut de la page.

Une bonne documentation des réunions, c’est moins de confusion, plus de responsabilisation de chacun et la garantie que les décisions importantes ne sont pas perdues. Voici cinq manières de rendre vos réunions productives et vos notes exploitables :

• Définissez votre ordre du jour à l’avance : partagez un ordre du jour clair dans l’onglet des notes pour que tout le monde puisse se préparer. Les discussions resteront ainsi centrées sur l’essentiel et vous pourrez aborder les sujets clés dans le temps imparti.

• Choisissez votre style de réunion : cliquez sur le menu à trois points pour choisir parmi quatre formats : Automatique, Appel commercial, Réunion ou Réunion d’équipe. Chacun organise vos notes différemment pour correspondre au type de votre réunion, et vous pouvez les personnaliser pour votre conversation.

• Prenez des notes conjointement et en temps réel : l’IA de Notion prend en compte les notes et la transcription pour créer des résumés. Encouragez donc tout le monde à ajouter ses idées et points importants dans l’onglet Notes. Plus il y a de contributions, meilleurs sont les résumés !

• Identifiez les membres de votre équipe dans les tâches à accomplir : lorsque vous prenez des notes dans l’onglet Notes ou partagez des idées pendant la réunion, utilisez les mentions@ pour identifier les membres de votre équipe. L’IA de Notion transformera ainsi ces mentions en étapes claires sur lesquelles tout le monde pourra agir.

  

• Configurez une base de données de notes de réunion : conservez toutes vos notes de réunion au même endroit en créant une base de données dédiée. Vous retrouverez facilement les anciennes notes et aiderez tout le monde à mieux documenter les réunions, surtout si les notes de réunion avec l’IA figurent déjà dans vos modèles. Découvrez notre cours sur la création d’une base de données de notes de réunion. Les notes de réunion peuvent constituer des pages à part entière : elles ont donc toute leur place dans une base de données. Leurs propriétés Titre, Date et Participant·es se remplissent automatiquement. Vous pouvez ainsi trier et filtrer vos réunions sans saisir ces informations vous-même. Il est également possible de convertir une base de données existante en base de données de réunions. Les pages existantes ne changent pas. Dans les paramètres de la base de données, convertissez-la en base de données de réunions et choisissez les propriétés de date et de participant·es à utiliser. Les nouvelles pages pourront alors servir de notes de réunion. Pour les réunions récurrentes, déplacez la note vers la base de données appropriée et choisissez d’y enregistrer aussi les futures notes de cette série d’événements.

Conserver vos notes de réunion dans une base de données Notion vous permet de les connecter facilement à des projets, des tâches ou des personnes associés en utilisant les propriétés Relation et Agrégation. C’est un moyen simple de s’assurer que chaque discussion reste ancrée dans le bon contexte. Avec cette configuration, les équipes peuvent :

• Connecter des notes à des projets et des tâches : comme lorsque vous liez les commentaires hebdomadaires de votre équipe marketing aux pages de projet. Vous retrouvez ainsi au même endroit toutes les mises à jour et les décisions concernant vos campagnes. Et vous pouvez facilement voir ce qui s’est passé, et quand.

• Identifier des membres de votre équipe dans les tâches à accomplir et attribuer la propriété de ces tâches depuis la note de réunion : lorsque vous discutez d’un lancement de produit, liez vos décisions aux pages du projet et aux documents de spécifications. Vous retrouverez ainsi très facilement ces discussions importantes pendant le développement.

Une fois la réunion terminée, consacrez votre temps à faire avancer le travail, pas à déchiffrer des notes en désordre. Les notes de réunion avec l’IA vous aident à vous concentrer sur l’essentiel. Voici comment :

• Obtenez des résumés clairs une fois la réunion terminée : à la fin de l’échange, l’IA transformera vos notes et la transcription en résumés de réunion.

• Partagez des notes sans trop en dévoiler : chaque note de réunion a ses propres paramètres de partage. Sélectionnez Partager en haut de la note pour envoyer le résumé et la transcription aux membres de votre équipe, sans leur donner accès au reste. Si la note a été créée avec /notes, agrandissez-la d’abord pour l’afficher en pleine page.

• Laissez l’IA vous aider à assurer le suivi des réunions : demandez à l’IA de Notion de rédiger des e-mails de suivi, de faire le point sur l’avancement d’un projet ou de vous aider sur tout autre sujet. Si vous êtes responsable des ventes, par exemple, elle peut préparer un bref point sur l’état d’une opportunité à l’attention de la direction, à partir des notes de votre réunion avec le client.

• Trouvez rapidement les réponses à vos questions dans vos anciennes réunions : posez vos questions à l’IA de Notion depuis votre espace de travail, par exemple « Qu’a-t-on décidé pour le calendrier de lancement du nouveau produit ? » ou « Quelle décision a été prise concernant le budget marketing? » Vos notes étant liées, vous obtenez des réponses claires, avec des liens vers les discussions d’origine.

Avec les Notes d’IA, vous laissez l’IA de Notion gérer la documentation pendant que vous dirigez la discussion, travaillez avec votre équipe et vous concentrez sur ce qui compte le plus.