AI ミーティングノートで会議の記録を完璧に保存

会議が終わって、自分の手書きメモを見つめながら、内容を思い出そうとするのは誰にでもある経験です。次から次へと会議をこなす人にとって、良いメモを取ることは、まるでフルタイムの仕事のように感じられます。急いで書き留めたメモは大抵どこかに埋もれてしまい、覚えていると思っていた重要な情報も書き逃してしまい、役に立ちません。効果的なミーティングは成長の原動力となるはずですが、それをうまく文書化しようとすると、生産性の妨げになることがよくあります。

そこでご紹介したいのが、NotionのAI ミーティングノート、会議の成果を向上させる、毎日のパートナーです。ワークスペースに組み込まれたこの機能がメモを取ってくれるので、会話に集中できます。

このガイドでは、次のことを説明します。

• AIミーティングノートを使ってみる

• シンプルなヒントやコツで会議をスムーズに進める

• 本当に重要なことに集中している間に、AIにミーティング後のタスクを処理してもらう

AI ミーティングノートはNotionに直接組み込まれているため、他の作業と連携しない個別の文字起こしツールを使用する手間を省くことができます。ミーティングのメモは、以下の2つの方法で作成できます。

• ページ内のブロックとして作成。メモは、プロジェクト資料やアジェンダなど、ページ内の他のコンテンツの横に配置されます。

• 独立したページとして作成。メモはNotionのフルページとして作成されるため、単体で共有したり、データベースに保存したり、ワークスペース内のどこからでも検索したりできます。

使い方は簡単です。/meetと入力するか、新しいNotionページの下部にあるミーティングボタンをクリックするだけです。この場合、ミーティングのメモはブロックとして追加されます。ミーティングの通知、作成メニュー、サイドバーのミーティングタブから始めた場合は、独立したページが作成されます。/meetから作成したミーティングのメモはページ内に埋め込まれますが、フルページに展開して、元のページとは別に共有することもできます。

詳細については、「NotionでAI ミーティングノートを記録する」をご覧ください。

AI ミーティングノートをデータベーステンプレートに追加することをお勧めします。1対1のミーティング、スタンドアップミーティング、チームミーティングなど、定期的に開催されるミーティングで自動的にメモを取ることができます。詳しくはこちらをご覧ください。

AI ミーティングノートは簡単に設定でき、いつもの働き方や作業場所にそのままなじみます。Notionカレンダーをワークスペースに接続すると、すべてのミーティングがNotionホームページに表示されます。Notionを離れずに、ミーティングやその詳細、メモにアクセスできます。

設定する方法は以下の通りです。

• どこからでもミーティングのメモにアクセス。次の会議に急いでいるときも、会議の合間に仕事を片付けているときも、Notionのホームページを開けば、毎日のスケジュールと一緒にAI ミーティングノートにすぐにアクセスできます。たとえば、イベントにAI ミーティングノートを添付し忘れても、Zoom通話中に画面上部のメニューバーから直接起動できます。

• メモの保存場所を選ぶ。Notionカレンダーの設定で、新しいミーティングのメモをデフォルトで保存する場所を指定し、専用のミーティングデータベースなどを選択できます。これで会話の記録が自動的に1か所にまとまり、必要なときにすぐ見つかります。

• ミーティングのメモのページには、詳細情報があらかじめ用意されています。タイトル、日付、出席者です。メモをカレンダーのイベントにリンクすると、これらの情報が自動入力され、データベースのプロパティとして表示されます。そのため、追加の設定なしでメモを整理できます。デフォルトのミーティングデータベースがまだない場合、Notionによってプライベートのマイミーティングデータベースが作成されます。メモがチームやプロジェクトに属するようになったときは、別のミーティングデータベースに移動できます。

• どのイベントにもAI ミーティングノートを追加できます。新しいカレンダーイベントを作成するときは、「AI ミーティングノートとドキュメント」セクションからメモのページを添付できます。既存のページは、マイクのアイコンをクリックすれば、ミーティングのメモに変換できます。すぐにAIによってページの先頭にメモ作成用のブロックが追加されます。

会議の内容をきちんと文書化することで、混乱を減らし、全員に責任を持たせ、重要な決定事項が埋もれてしまわないようにできます。ミーティングの生産性を高め、メモを実用的なものにするための5つの方法をご紹介します。

• 事前に議題を設定する：事前にメモタブで明確な議題を共有し、全員が準備を整えられるようにします。これにより、議論の焦点が定まりやすくなり、会議の所要時間内に重要なトピックを確実にカバーできます。

• ミーティングのスタイルを選択：三点リーダーのメニューをクリックして、次の4つの形式から選べます。自動、営業、ブリーフィング、チームミーティング。ミーティングの種類に合わせてそれぞれ異なる形式でメモを整理し、会話に合わせてカスタマイズできます。

• リアルタイムに共同でメモを取る：Notion AIは、要約を作成する際にメモと文字起こしの両方を参照するため、全員にメモタブに自分の考えやハイライトを追加するよう促しましょう。情報が多いほど、より良い要約が得られます！

• 対応事項にチームメイトをタグ付けする：メモタブにメモを取ったり、会議中に考えを共有したりするときは、@メンションを使用してチームメイトをタグ付けします。これにより、Notion AIはそれらのメンションを明確な次のステップに変換し、全員が実行できるようになります。

  

• ミーティングのメモデータベースを設定する：専用のデータベースを作成して、すべてのメモを1か所にまとめましょう。これにより、過去のメモを簡単に見つけることができ、特にAI ミーティングノートがテンプレートにすでに組み込まれている場合、メンバー全員がより良い文書化の習慣を身につけやすくなります。ミーティングのメモのデータベースを作成する方法を学べるコースをご覧ください。ミーティングのメモは独立したページにできるので、そのままデータベースに保存できます。タイトル、日付、出席者は自動入力されるため、それらの基本情報を手入力しなくても、ミーティングを並べ替えたり、絞り込んだりできます。既存のデータベースをミーティング用のデータベースに変更することもできます。既存のページは変わりません。データベースの設定に基づいてミーティング用のデータベースに変更し、使用する日付と出席者のプロパティを選びます。そのデータベースで新しく作るページを、ミーティングのメモにできるようになります。定期的なミーティングでは、メモを適切なデータベースに移動し、その一連のミーティングで今後作成するメモもそこに保存するよう設定できます。

Notionデータベースにミーティングのメモを保存すると、リレーションとロールアップのプロパティを使用して、関連するプロジェクト、タスク、ユーザーに簡単に紐付けられるようになります。これにより、すべてのディスカッションを適切なコンテキストに固定できます。この設定により、チームは次のことができるようになります。

• メモをプロジェクトやタスクに紐付ける：マーケティングチームの週ごとのフィードバックをプロジェクトページにリンクするのと同じように、メモをプロジェクトやタスクに紐付けることができます。これにより、すべてのキャンペーンの最新情報や決定事項を1か所で把握できるため、いつ何が起こったかを簡単に確認できます。

• 対応事項にチームメイトをタグ付けし、ミーティングのメモから直接担当者を割り当てる：製品のローンチについて話し合っているときは、すべての決定事項をプロジェクトページや仕様書に関連付けることができます。これにより、以前に行った重要なディスカッションを開発中の必要なときに簡単に確認できます。

会議が終わったら、乱雑なメモを苦労して理解するためではなく、仕事を進めることに時間を費やすべきです。AI ミーティングノートを使えば、重要なことに集中できます。その方法をご紹介します。

• 会議終了後に明確な要約を取得する：AIがメモを整理し、会議終了後に文字起こしの内容から会議の要約を作成します。

• 必要以上に共有せずにメモを共有する：ミーティングのメモにはそれぞれ独自の共有設定があります。メモ上部の共有を選択すると、ほかの情報へのアクセス権を与えずに、要約と文字起こしの内容をチームメイトに送れます。ミーティングのメモを/meetから作成した場合は、まずフルページに展開してください。

• 会議のフォローアップをAIに任せる：Notion AIにフォローアップメールやプロジェクトの進捗状況など、必要なものを作成してもらいましょう。たとえば、セールスリーダーの場合、クライアントとのミーティングのメモに基づいて、Notion AIに取引状況の簡単なレポートを作成してもらいます。

• 会議の履歴からすばやく回答を得る：「新製品のローンチスケジュールについて何が決定されたのか？」や「マーケティング予算について最終的にどのような決定が下されたのか？」など、ワークスペースから直接、過去の会議に関する質問をNotion AIに投げかけることができます。メモはリンクされているため、元のディスカッションに戻るリンクとともに明確な回答が得られます。

AIミーティングノートを使えば、Notion AIに文書作成を任せて、会議の主導、チームとのコラボレーション、そして最重要事項を実行することに集中できます。